31 августа 2012 в Институте «Стрелка» в рамках «Дней финского дизайна» в Москве состоялся воркшоп, на котором выступили с презентациями Вели-Матти Саво, вице-президент мебельной компании Martela и глава дизайнерского бюро, архитектор Яри Инкинен (арх. бюро Gullstén-Inkinen Design & Architecture). В завершающей дискуссии приняли участие архитектор Елена Лааксо (Gullstén-Inkinen Design & Architecture) и дизайн-директор Martela Петери Колинен (Peteri Kolinen).
Вели-Матти Саво
Вице-президент мебельной компании Martela
С развитием технологий и приходом к управлению «поколения Y» стало ясно, что традиционные подходы к организации офисного пространства необходимо пересмотреть. Вели-Матти Саво в своей презентации сформулировал основные задачи, которые необходимо решать дизайнерам современного офиса. При анализе тенденций будущего компания Martela использует свой значительный опыт, накопленный в работе над проектами по всему миру, а также исследования Массачусетского технического института (MIT, США), с которым активно сотрудничает. Одним из главных революционных изменений последних лет Вели-Мати Саво назвал развитие онлайн-сетей. Именно новые форматы общения меняют реальные бизнес-процессы в офисах. Общая тенденция для всех стран - увеличение количества сотрудников при уменьшении офисных площадей, растущая популярность хот-десков, увеличение числа помещений для переговорных, появление мест для работы стоя. При этом большую актуальность в офисах нового типа приобретают проблемы акустики и озеленения.
Затем архитектор Яри Инкинен на конкретных примерах показал, какие решения можно считать удачными, и какие выгоды получает заказчик, способный создать новую среду на основе анализа бизнес-процессов. Ключевыми темами дискуссии стали: эффективность офисного пространства, особенности работы в опен-спейс и вопросы долговечности офисного дизайна. По мнению финской команды, следует отказаться от традиционного понимания офиса как помещения, где люди проводят весь свой рабочий день. Сейчас постоянно растет число сотрудников, которые могут трудиться удаленно, используя интернет для связи с «центром». «Например, даже при создании и подборе мебели для офиса мы очень много задействуем интернет-коммуникаций между заказчиками, дизайнерами и менеджерами», - говорит Вели-Матти Саво.
Яри Инкинен
Архитектор
«Мы проводили исследования того, насколько эффективно используется пространство обычного офиса. И оказалось, что только на 55% , - рассказывает архитектор Яри Инкинен, - В течение рабочего дня не нашлось такого сотрудника, который бы проводил за свои рабочим место все 100% трудовых часов. Помимо времени отсутствия в офисе, существует распределение часов примерно пополам между индивидуальной работой и работой с коллегами». Сегодня в офисе появляются новые приоритеты - помимо индивидуального рабочего места и конференц-зала, необходимо пространство для общения и командной работы. Эти пространства не обязательно должный быть большие, - это могут быть переговорные зоны для двух-трех человек. Также для этого можно использовать пространство лаунжей, которое создает более неформальную атмосферу, но не менее эффективную. Яри Инкинен на примере дизайна офиса старейшего банка Финляндии Nordea Bank Finland, продемонстрировал, как можно сделать эффективно работающее пространство, не прибегая к стандартным формам в виде перегородок и отдельных кабинетов.
Офис типа «опен-спейс» вызвал горячую дискуссию среди участников воркшопа. Особое внимание было уделено психологическим проблемам, которые сопутствуют переезду из кабинетов в общую зону, а также необходимости выработки новых корпоративных правил поведения. Другая проблема, с которой сталкиваются многие дизайнеры офисов нового типа - это разница поколений, о чем говорил Вели-Матти Саво. «Молодые сотрудники любят работать вместе, но для пожилых опен-спейс нередко оказывается слишком непривычным.» Поэтому при создании офиса открытого типа очень важно сохранить баланс между индивидуальным пространством и общим.
Один из способов повышения эргономичности - создание гибких решений, сохранение возможностей изменений внутри пространства. Финские дизайнеры протестировали два основных подхода: разделение офиса на зоны, которые могут переходить друг в друга и трансформироваться и выделение в офисе целевых площадей для работы, отдыха и коммуникации. По опыту финской команды, гибкое зонирование оказалось более эффективным, чем жесткое закрепление использования за определенными пространствами. Так как сейчас сотрудники намного более мобильны благодаря лэп-топам и wi-fi , то оказалось удачным создание рабочего пространства в библиотеках, кафетериях, вестибюлях, как это сделали, к примеру, дизайнеры для штаб-квартиры Microsoft в Хельсинки.
Петери Колинен
Дизайн-директор Martela
Очень выгодным решением стали столы с изменяемой высотой, за которыми можно работать как сидя, так и стоя. Нетипичные для офиса барные стулья также оказались хорошо пригодными к новым форматам. И еще одним полезным продуктом для работы в открытом пространстве стали мобильные экраны. Переход на формат опен-спейс подразумевает обязательные изменениями в культуре работы и предварительное исследование бизнес-процессов в коллективе. «Один шумный менеджер в компании десяти дизайнеров может привести к катастрофе, так как для них характерна разная культура рабочего процесса». Именно поэтому необходимо обучать персонал культуре поведения внутри нового офиса и выработать новые правила общения. «Мы сталкивались неоднократно с очень печальными примерами, когда люди не понимали, как вести себя в таком офисе, но постепенно такая культура вырабатывается. Это как с мобильными телефонами. Раньше все говорили прямо за рабочим местом, сегодня это уже не принято», - заметил Петери Колинен.
Елена Лаакско
Архитектор
«Однако, если работа требует действительно высокой сосредоточенности, то, конечно, не стоит пересаживать таких сотрудников в общую комнату. Есть примеры, когда специфика работы требует сохранения индивидуального пространства», - уверена архитекторЕлена Лаакско.
Вопрос приватности неминуемо повлек за собой обсуждение вариантов акустической изолированности. Действительно, как говорить по телефону в открытом офисе? Акустические решения для офиса требуют больших капиталовложений, с чем согласились все участники, но локальные решения, озвученные финскими дизайнерами, позволяют решить эту проблему малыми затратами. Выход - вернуться к использованию телефонных кабинок, которые могут быть навесными, открытыми или традиционными, с дверью и сиденьем.
В заключительной части дискуссии обсуждался вопрос, как продлить жизнь офису. Чтобы окупить затраты на дизайн и оборудование, в идеале офисное пространство должно использоваться не менее 15 лет. Как сделать так, чтобы офис не казался скучным по прошествии времени? Можно ввести практику перемены мест сотрудников, а также использовать новую покраску поверхностей, постеры и предметы искусства. Притом, что в офисах сейчас обилие электроники, хорошим средством дизайна могут стать пластиковые доски, на которых можно писать от руки. Подобные граффити вносят приятное разнообразие в современную «оцифрованную» обстановку.
Итак, можно ли сделать эргономический офис без больших затрат? Однозначно, да.Для этого дизайн надо сочетать с детальным исследованием процесса работы до начала проектирования, реализацию с обязательным объяснением всем звеньям менеджерского состава грядущих перемен и мониторингом использования офиса после его создания. Только в таком случае получится создать офис, в котором людям будет нравиться работать.
Выражаем благодарность компании Martela за предоставленные фотографии.