Президент компании Martela Хейкки Мартела и вице-президент Вели-Матти Саво рассказали OfficeNext.ru о том как и почему меняются принципы построения офисного пространства.
На каких базовых решениях строится новая концепция Activity Based Office? В чем ее суть?
Хейкки Мартела: Если коротко, то концепция основана на новых способах работы. Мобильные технологии позволяют сегодня быть независимым от места. Ведущую роль играют принципы подвижной работы (сотрудник, в зависимости от задач и типов активности, перемещается по офису, переходя, например, от стандартного рабочего стола в холл для короткой встречи, потом к высокой барной зоне для изучения чертежей, далее стоя работает за компьютером и, чтобы сделать телефонный звонок, направляется к телефонной будке). Все это требует совершенно другой организации пространства. Изменения начались уже довольно давно, но они не были и не могли стать доминирующими на рынке. За последний год произошел резкий сдвиг. Когда мы встречаемся сегодня с крупными клиентами, они все говорят о принципах активной, подвижной работы и делают ставку на эффективность офиса. Причем под эффективностью понимается не только и не столько экономия площади и средств, сколько способность привлекать лучших сотрудников, правильно использовать рабочее время, дать возможность персоналу жить полной жизнью, сбалансировав работу и отдых.
Что отличает Activity Based Office от всем хорошо известных хот-десков? На первый взгляд идеи довольно схожи: эффективное пространство, экономия средств, расширение зон коммуникации...
Х.М.: Хот-дески возникли лет 10 назад, если не больше и стали первым шагом в радикальном изменении офисного пространства. Но несовершенство технологий не позволяло полностью раскрыть и реализовать идею. Да и ментально производители, архитекторы, заказчики оказались не готовы к серьезным переменам. Сегодня все эти сдерживающие факторы ушли: WiFi позволяет свободно передвигаться в пространстве, а новое поколение уже не готово работать «по-старому». Приведу более конкретный пример: бумажный документооборот, на который были рассчитаны хот-дески стремительно уходит в прошлое, зато больше внимания уделяется акустическому комфорту, который, как раз, оставлял желать лучшего. Телефонные будки, небольшие зоны для командной работы, звукопоглощающие материалы для стен и полов позволяют любое офисное пространство максимально ориентировать на рядовых сотрудников.
Вели-Матти Саво
Вице-президент Martela
Сравнение с хот-десками очень верное. Действительно, в Activity Based Office мы так же делаем ставку на повышение эффективности пространства. Но в случае хот-десков сотрудникам приходится жертвовать собственным местом и комфортом ради сокращения затрат на офис, а их собственные интересы слабо учитываются. Мы же во главу угла ставим нужды людей и пытаемся ответить на них: организуем и полностью открытые зоны, и небольшие командные «островки», и места уединенной работы. Вместо одного рабочего стола каждый офисный сотрудник получает десяток рабочих мест, которые можно по вкусу выбирать в течение дня. Современные люди появляются в офисе в основном для коммуникации, текущую работу можно делать и дома, и в кафе, и в аэропорту, но для взаимодействия с коллегами и клиентами все-таки хочется иметь некую «базу». Кроме того, Activity Based Office можно (и нужно) менять по мере необходимости, ведь люди и внутренние процессы компании не могут быть статичны. Так что система требует регулярного аудита — все ли работает как надо, все ли зоны активно используются сотрудниками, всем ли хватает места.
Для каких сфер бизнеса Activity Based Office наиболее эффективен, а для каких не слишком подходит?
Х.М.: Учитывать специфику деятельности компании безусловно приходится. Очевидно, что юридические фирмы очень консервативны, предпочитают закрытую планировку, дерево в отделке и продолжают активно работать с бумагами, а, например, торговые фирмы, IT-компании более открыты и ориентированы на клиентов. Но каких-то жестких ограничений нет. И, кстати, даже традиционно консервативные компании стали меняться в последнее время. У нас сейчас в работе проект сразу нескольких офисов для крупного банка, который решился отказаться от традиционных взглядов на свои отделения и использовать нашу систему. В одном из офисов для 2000 сотрудников предусмотрено всего лишь 1000 рабочих мест.
В.-М.С.: Да, далеко не только IT-компании и рекламные агентства поддерживают и стимулируют мобильные способы работы. Инженеры, юристы сегодня так же готовы к прогрессивным методам. Даже в церкви сегодня используют айпады.
Какие еще факторы, кроме планировки и мебельных решений влияют на успешную работу созданного по вашей концепции офиса?
В.-М.С.: Это безусловно сами сотрудники. Менеджер должен уметь руководить командой и вести бизнес с помощью конкретных задач и их решения, а не часов проведенных за столом. В условиях Activity Based Office невозможно контролировать, работает ли кто-то или нет. Так что это очень серьезный вызов руководству компании. Нужно набрать сотрудников, готовых взять ответственность на себя и менеджеров, готовых доверять своим подчиненным. В очень многих компаниях начальник привык каждое утро начинать с раздачи конкретных заданий на текущий день. Такая система не будет работать. Еще один стереотип, который потихоньку ломается, это представление о том, что наличие собственного кабинета, говорит о статусе человека. На самом деле очень не многие сотрудники действительно нуждаются в собственном месте.
Х.М.: Например, мне стол просто не нужен. Зачем он будет занимать место в головном офисе в Хельсинки, если я за неделю проведу за ним в лучшем случае несколько часов? Это просто выброшенные деньги.
Что же нас ждет в ближайшем будущем? Как на ваш взгляд будет дальше развиваться офисное пространство?
Х.М.: Мы активно участвуем в различных исследованиях. Мне кажется, система Activity Based Office еще только в начале развития и далеко не исчерпала свои возможности. Думаю, лет через пять, стадия развития будет пройдена. В любом случае, офисы будут все меньше похожи на офисы в нашем традиционном представлении. Что касается конкретных решений, хотел бы упомянуть об одной нашей концептуальной разработке — «Умный стол». Мы вынуждены делить столы в офисе с другими людьми и проблема персонификации встает довольно остро. Представьте себе, вы приходите утром на работу, выбираете стол, подносите карточку к считывающему устройству и система автоматически подстраивает под вас высоту и наклон столешницы, кресло, монитор компьютера, даже свет. Пока это концепт, мы сделали тестовые образцы, изучаем как их сделать лучше, но в ближайшем будущем исследования будут закончены и продукт пойдет в производство.
В.-М.С.: Офис становится пространством для жизни и мы не должны воспринимать его как что-то стабильное и статичное — это главное. Ну и конечно, высокие технологии будут все активней интегрироваться в предметы мебели. Уже, например, появились рабочие кресла, которые считывают и анализируют информацию как вы сидите и поправляют вас.
Х.М.: Но вы знаете, последние исследования университета Аалто показывают, что при всех изменениях, важность офисов не снижается. Люди охотно работают в кафе, на дачах, дома, в поездках, но они по прежнему хотят иметь и офис. Просто в другом качестве.
Из выступления Вели-Матти Саво на Днях финского дизайна в Москве:
Согласно концепции, офис больше не является пространством, где за каждым сотрудником закреплено отдельное рабочее место. Такой подход основывается на организации рабочих площадей по типам активности офисных сотрудников:
- Якоря
- те, кто основную часть рабочего дня проводят в офисе;
- Соединители
- те, кто обеспечивают связь офиса с другими организациями, проводя в его стенах около половины рабочего времени;
- Собиратели
- те, кто занят сбором информации за пределами офиса;
- Штурманы
- руководители и те, кто занят развитием бизнеса.
Для каждой из этих групп необходимо создать свое рабочее пространство, не забыв при этом, что офис должен также иметь три сообщающиеся зоны:
- публичная зона – место, которое клиенты и посетители используют для ожидания;
- полу
- публичная зона – место для командной работы либо место, где могут работать и сотрудники, и их посетители
- клиенты;
- приватная зона – место «не для посетителей», доступ в которое имеют только постоянные сотрудники офиса.