Директор Haworth Business Interiors Денис Черничкин об организационной культуре, понимание которой прямо влияет на успех перепланировки или переезда офиса.
В последнее время все большую популярность набирают концепции Agile и Activity Based Working, и многие компании уже рассматривают возможность их реализации у себя в офисе, но испытывают определенные сложности. Зачастую менеджмент не может решиться на подобные изменения, опасаясь столкнуться с недовольством сотрудников и снижением их продуктивности.
О том, почему изменение концепции офисного интерьера может негативно сказаться на работе компании и что нужно учитывать, чтобы пространство было организовано максимально эффективно, рассказал директор Haworth Business Interiors Денис Черничкин.
- В чем заключаются основные сложности реализации проектов по типу Agile и Activity Based Working?
Денис Черничкин: Офисы, реализованные по данным концепциям, предполагают в первую очередь наличие множества различных функциональных зон, которые сотрудник может выбирать на свое усмотрение в зависимости от конкретной задачи и типа деятельности. Это разнообразие дает такую свободу действий при планировании офиса, что ответственные за это люди порой не имеют представления, с чего начать, на что ориентироваться, или вообще не решаются на существенные изменения, а если и решаются, то не могут четко сформулировать задачу и объяснить архитекторам, какого результата необходимо добиться. Обычно формулировки слишком абстрактные, основанные на ощущениях и тенденциях, а не конкретных фактах и статистике. Эти пожелания далеки от содержательного, структурированного, качественного технического задания, которое отражает требования к эффективному пространству сегодня и на дистанции в три-пять лет для конкретной компании. Результат может получиться несоответствующим ожиданиям заказчика.
Зачастую компании, не понимая, что конкретно они хотят получить, начинают копировать идеи уже существующих офисов без адаптации под собственные потребности и внедрять их в совершенно другом пространстве, в иных условиях, в других командах, которые принципиально не готовы к принятию подобных концепций. Как результат - это приводит к существенному снижению продуктивности.
Несмотря на то, что эти сложности в большей степени свойственны переходу к концепциям Agile и Activity Based Working, они могут возникнуть при создании любого пространства. Конечно, стандартный офис типа “open space”, где часто используются однотипные решения, создать проще, но трудности в формировании требований к эффективному пространству возникают и в таких случаях.
- А как вы определяете эффективное офисное пространство?
Д.Ч.: Это пространство, которое объединяет людей и где они максимально продуктивны и эффективны. Это та среда, внутри которой рабочие команды или индивидуальные специалисты могут максимально раскрыться, когда окружающее пространство не препятствует им, а помогает. А поскольку каждая команда и каждый специалист обладают индивидуальными особенностями, эффективное пространство уникально для каждой отдельной организации. Не существует единого сценария или верного ответа, ведь многое зависит и от целей компании. Для одних на данный момент важны снижение расходов, сокращение квадратных метров на человека, для других – создание нового продукта или вывод новой технологии на рынок, для кого-то – повышение удовлетворенности клиентов и качества обслуживания. Иногда эти задачи находятся в конфликте. Поэтому каждая компания должна определить, какие у нее цели, критерии успеха и способы его достижения, и как пространство может помочь в выполнении этих задач.
Я бы посоветовал начать с идентификации одного очень важного параметра – организационной культуры. Именно она отличает компании друг от друга. Это крайне важная характеристика, которую часто недооценивают на нашем рынке, хотя в мире ее значение уже давно признано. Зная и понимая культуру своей компании, проще определить, какое пространство ей необходимо.
- А как культура может быть связана с пространством?
Д.Ч.: Культура воздействует буквально на все аспекты деятельности организации, включая менеджмент, бизнес-процессы, создаваемые продукты, привлечение и удержание сотрудников, систему принятия решений, репутацию и многое другое. Она формирует чувство защищенности, приверженности компании и влияет на удовлетворенность и продуктивность сотрудников. Поэтому часто ее рассматривают как полноценный и очень важный актив организации.
Обычно культуру в компании ассоциируют с формальными вещами, такими, как корпоративные ценности, стандарты работы, кодексы поведения, – так называемыми видимыми факторами. Но существуют еще и невидимые факторы, которые определяют негласные правила и привычки людей. В этой области большую роль играет и рабочее пространство, включая архитектуру, интерьер и мебельные решения. То есть рабочее пространство является важной частью организационной культуры и должно ей соответствовать. Это как кусочек пазла, взятый из другого набора – он не только не подойдет к соседним элементам, но и вообще испортит всю картину. То же самое и с пространством. Оно во многом формирует стиль работы сотрудника, поэтому, если пространство не соответствует текущей культуре, люди будут работать вразрез с ценностями компании.
- Получается, если переместить сотрудника из одного офиса в другой, заметно отличающийся от предыдущего, он станет работать по-другому?
Д.Ч.: Безусловно. Конечно, это изменение не всегда будет столь броским, но суть в том, что тип пространства, доступные в нем функции и организационная культура в целом обуславливают то, как человек подходит к выполнению задач, взаимодействию с коллегами и принятию решений. Ведь, пусть мы обычно об этом не задумываемся, влияние культуры на наше поведение действительно велико. Стоит поменять место, и мы уже неосознанно ведем себя по-другому.
Мне нравится высказывание Уинстона Черчилля: «Сначала мы определяем форму наших зданий, а потом наши здания определяют форму нашего поведения». И это действительно так. Возьмем, к примеру, для сравнения, поведение людей вне офиса – в дорогом ресторане и в обычном пабе. В первом случае мы стараемся соответствовать уровню – формальный стиль одежды, спокойный тон, зачастую разговор на интеллектуальные темы. Но представьте, что мы в пабе – наше поведение будет более свободное и неформальное. То же происходит и в офисах – пространство прямо влияет на поведение и стиль работы сотрудников.
- А что если сотрудникам не нравится пространство, в котором они работают? Как это на них отразится?
Д.Ч.: Это крайне важный вопрос. Неудовлетворенность сотрудников офисным пространством, в котором, например, невозможно найти удобную функциональную зону, подходящую для выполнения конкретной задачи, или присутствует множество раздражающих отвлекающих факторов, создает значительный негативный эффект. Но, к сожалению, сотрудники не могут самостоятельно изменить существующее пространство. Подобные полномочия ложатся на плечи специалистов, отвечающих за создание офисного интерьера, которые должны принимать во внимание культурные особенности организации, чтобы создать максимально комфортную среду. Более того, ввиду разного типа деятельности отделов внутри одной организации, существуют так называемые суб-культуры, которые тоже необходимо учитывать при проектировании.
Все мы знаем, что архитектура разных стран и городов отличается друг от друга, отражает культурные особенности и создает уникальную атмосферу. В офисе все тоже самое – дизайн и архитектура офисного пространства должны отражать индивидуальность организации и ее подразделений.
- А как можно определить свою организационную культуру и понять, какое пространство ей наиболее соответствует?
Д.Ч.: На самом деле это достаточно просто. Есть классификация, которая основана на 25-летних исследованиях профессоров Мичиганского Университета Кэмерона и Куинна и называется «Competing Values». Ученые выделили четыре доминирующих ценности в компаниях: Сотрудничество, Соперничество, Создание и Контроль. Каждой ценности соответствует набор характеристик рабочего пространства, который максимально поддерживает ее. К слову, эта модель была признана многими экспертами очень эффективной и вошла в топ-50 лучших бизнес-инструментов в истории по рейтингу Financial Times.
Давайте для примера рассмотрим компании, где доминирует ценность «Контроль». Для таких организаций ключевое – это делать работу «правильно». Они характеризуются четкой структурой организации, иерархией, строгим контролем, обилием протоколов и процедур и формальным взаимодействием сотрудников. Чаще всего это крупные бюрократичные корпорации и государственные учреждения, а также финансовые и юридические отделы. Пространство в таком случае должно характеризоваться упорядоченным понятным расположением рабочих мест, поддерживать иерархию и статус, быть оснащено высокими перегородками и специально отведенными зонами для взаимодействия, скорее, отдельными переговорными. Рабочие места обычно изолированы, разделены жестко по отделам в близкой доступности к начальнику, в интерьере часто используются консервативные цвета.
Для сравнения, возьмем противоположную ценность «Создание». Для компаний, где доминирует эта ценность, характерно стремление делать продукт или услугу первыми, они акцентируют внимание на инновациях, на нестандартном мышлении, на стремлении стать лидером за счет новых разработок и более быстрого выпуска на рынок уникального предложения. Этот тип часто ассоциируют с IT-компаниями, а также с креативными маркетинговыми агентствами, но на самом деле почти любая компания, создающая собственный продукт, обладает данной ценностью, особенно если она занимает лидирующую позицию в своей индустрии. Для таких компаний крайне важна возможность в любое время провести групповые обсуждения, мозговые штурмы, совещания, неформально поделиться с коллегами своими идеями. Поэтому для подобного типа организаций необходимо множество разнообразных мест для индивидуальной сфокусированной работы, а также для коллективного взаимодействия и спонтанных встреч, нужны большие поверхности для визуального отображения информации, более просторные пространства с хорошей перспективой, так как это способствует воображению, более сложная и органичная планировка, отсутствие однообразия в дизайне и повторений, вдохновляющие интерьерные решения, меньше ограничений и больше свободы, и много разных зон для творчества с хорошей акустикой, т.к. творческий процесс очень легко разрушить.
Но самое важное, что нужно помнить – каждая компания всегда сочетает в себе все четыре ценности. Как правило, две из них доминируют, но, в любом случае, организационная культура каждой компании – это уникальное сочетание всех этих ценностей, которые присутствуют в определенных пропорциях. Поэтому не получится найти компании с одинаковой культурой. Зная свою собственную организационную культуру, понимая соотношение ключевых ценностей, можно получить четкое представление, какое пространство необходимо каждому конкретному отделу и компании в целом.
- Как именно можно идентифицировать культуру в компании?
Д.Ч.: Для четкой диагностики организационной культуры компании и подразделений необходим комплексный научный подход. У нас в HAWORTH есть собственная запатентованная методология CultureLENS™ для проведения подобных исследований. Благодаря компьютерным технологиям участвовать в данном исследовании могут все сотрудники, дистанционно отвечая на вопросы для анализа текущей организационной культуры. Топ-менеджеры отвечают на дополнительные вопросы, которые помогают определить предпочтительную организационную культуру, которую они хотели бы видеть в своей компании через 2-3 года. Все ответы обрабатываются компьютером, позволяя экспертам и стратегам по офисному пространству составить индивидуальные выводы и рекомендации для заказчика. Например, сравнивая текущую и предпочтительную культуры, можно понять, в каком направлении следует двигаться и какие изменения необходимо внедрить в офисное пространство, чтобы добиться нужных результатов, не вызывая отторжения и сопротивления со стороны персонала.
- Правильно ли я понимаю, что результаты исследования организационной культуры ложатся в основу технического задания на проектирование офиса? Нужно ли что-то еще предусмотреть заказчикам?
Д.Ч.: Да, результатом исследования является подробный отчет, который представляет собой дизайн бриф, детальное техническое задание на создание будущего офиса с примерами пространственных решений, которое будет поддерживать предпочтительную организационную культуру исследуемой компании. Но я рассказал лишь об одном инструменте, хотя и фундаментальном. Помимо организационной культуры важно понимать и другие индивидуальные особенности организации – существующие рабочие стили, типы взаимодействие отделов и сотрудников, статистику использования рабочих и общих мест, личную удовлетворенность текущим рабочим пространством и т.д. Существуют дополнительные исследования, помогающие компаниям выявить все эти особенности.
В заключении хотелось бы еще раз подчеркнуть, что каждая компания при проектировании нового офиса или проведении реновации в существующем офисе должна аккуратно проанализировать себя и свои потребности. Возможно, что данной организации нет необходимости переходить на Agile или Activity Based Working. Ни у кого нет задачи следовать моде или быть в тренде, наша обязанность – создать правильное пространство, повышающее продуктивность, удовлетворенность и приверженность сотрудников. Ведь люди – главный актив любой компании.
Денис Черничкин
директор Haworth Business Interiors
