5 основных потребностей, которые следует учитывать
Все больше предприятий, следуя тенденциям, решают изменить или модернизировать свои офисы. Мы проанализируем трудности, с которыми сталкиваются офисные работники, и рассмотрим пять наиболее проблемных аспектов. Наши знания базируются на 25-летнем опыте Nowy Styl Group в области организации офисных пространств по всему миру. За это время мы провели тысячи переговоров с нашими клиентами, чтобы определить их ожидания и потребности. Мы учились на их ошибках и видели, как офисы мечты, так и те, в которых многое предстояло изменить.
Офис как лицо компании
Насыщенность рынка труда заставляет работодателей бороться за специалистов. Согласно исследованиям, примерно 75% компаний сложно найти подходящего сотрудника. В то же время, организации хотят удержать лучших сотрудников и выстроить имидж всесторонне привлекательного работодателя.
Работники все чаще понимают, что комфортные условия в офисе важны для них не меньше, чем другие преимущества. По данным исследований, около 75% соискателей, выбирая нового работодателя, обращают внимание на внешний вид офиса.
В эпоху Интернет удаленная работа из любой точки мира становится обычной практикой. Компании стараются создать условия, которые мотивируют сотрудников работать в офисе, а не удаленно. Ведь встречаясь, сотрудники обмениваются информацией и знаниями, что положительно влияет на работу всей компании. Поэтому наша задача: превратить офис в пространство, в котором сотрудники не обязаны, а хотят оставаться.
Инвестируя в офис, мы улучшаем имидж предприятия и в глазах его бизнес-партнеров. Правильно спроектированное офисное пространство вызывает доверие, подчеркивает профессионализм, стабильность и отражает ценности компании.
Проблема №1: комнаты приема пищи
Совместный прием пищи объединяет сотрудников, останавливает «профессиональное выгорание» и повышает удовлетворенность работой.*
*Источник: Taormina, Law & Taormina, (2000). Методики, останавливающие профессиональное выгорание: методы управления стрессом и социальная адаптация в организации. Journal Of Nursing Managment, 8 (2), стр. 88-99.
Анализируя проекты многих офисов, мы заметили, что комнаты приема пищи часто имеют недостаточную площадь, плохую вентиляцию и освещение. Зачастую их размер при проектировании определяют по остаточному принципу. Это неправильно. Нельзя игнорировать влияние голода на продуктивность. Сотрудники, которые ощущают голод в течение рабочего дня или не имеют комфортных условий для приема пищи, испытывают разочарование и выражают недовольство. Кроме этого, совместный прием пищи объединяет команды, помогает людям расслабиться, дает дополнительную возможность для обмена идеями и знаниями. Поэтому, особенно в крупных компаниях, столовая должна стать местом, где сотрудники могут отдохнуть и пообщаться.
Что необходимо учитывать на стадии проектирования?
Для крупных компаний, которые располагают достаточными площадями и финансовыми возможностями, собственный кафетерий является лучшим решением. Это позволит организации иметь косвенное влияние на здоровье своих сотрудников, предлагая вкусное и разнообразное меню.
Компании поменьше могут обойтись достаточно просторной комнатой приема пищи, в которой можно разогреть или даже приготовить обед. Центральным объектом при таком подходе становится большой стол, за которым можно собраться вместе не только во время обеда, но и для общения за чашкой кофе.
Решения от Nowy Styl Group
Проект для IT- компании, Россия
Проект для фармацевтической компании, Россия
Проект для продовольственной компании, Россия
Проблема №2: акустика
Исследования показывают, что 85% работающих в open space жалуются на шум. 50% сотрудников постоянно отвлекаются. 60% вынуждены повышать голос во время общения (в том числе по телефону). В таких условиях сложно сосредоточиться, что снижает эффективность работы. Не удивительно, что вопрос акустики настолько актуален.
Справиться с этой проблемой помогут акустические решения, которые будут препятствовать возникновению и распространению шума.
Что необходимо учитывать на стадии проектирования?
На стадии ремонта
Классическим примером ошибок в проектировании являются перегородки переговорных комнат и кабинетов, которые доходят только до подвесного потолка (а не до основного потолка). Если вы заботитесь о звукоизоляции, обратите на это внимание. Важно также правильно выбрать отделочные материалы. Твердые поверхности отражают звук, это приводит к эффекту эхо. Использование звукопоглощающих материалов, подвесных потолков и ковровых покрытий – первый шаг к акустическому комфорту.
На стадии эксплуатации
Улучшить акустические условия в уже действующих офисах возможно. На помощь придут акустические панели и перегородки для разграничения групп сотрудников, мебельные системы со звукопоглощающими разделительными экранами, а также «телефонные будки».
Решения от Nowy Styl Group
Проект для коммерческого банка, Россия
Проект для продовольственной компании, Россия
Formo акустические панели
Sand акустические перегородки
Проблема №3: освещение
Освещенность оказывает гораздо большее влияние на продуктивность, несмотря на то, что офисные сотрудники чаще жалуются на шум.
Влияние освещения на людей становится предметом многих исследований. Вот одно из них. В эксперименте приняли участие 49 человек. 27 из них не были обеспечены достаточным количеством естественного света в течение рабочего дня. Интересно, что отвечая на вопросы «Short Form 36»*, именно эти люди оценили свое состояние здоровья намного хуже остальных. Они спали на 46 минут меньше, просыпались чаще, а качество их сна ухудшилось. Исследование показывает, что условия работы в офисе значительно влияют на нашу жизнь. Отсутствие дневного света во время работы может привести к нарушению дневного ритма, стать причиной бессонницы и повышенной утомляемости.
* «Short Form 36» – неспецифический опросник для оценки качества жизни пациента, широко используемый при проведении исследований качества жизни в странах Европы и в США, состоящий из 36 вопросов.
** Источник: https://www.fastcodesign.com/3033998/evidence/workers-in-windowless-offices-lose-46-minutes-of-sleep...
Что необходимо учитывать на стадии проектирования?
Освещение является одним из ключевых факторов, которые необходимо учитывать при разработке планировочного решения. Расстояние от окон до рабочих мест должно быть не больше 6-8 метров. В помещениях без естественного освещения лучше организовать зоны, в которых сотрудники не проводят много времени.
Хотите создать комфортные условия работы для сотрудников и рационально организовать пространство? Мы настоятельно рекомендуем вам обратиться к профессионалам.
Решения от Nowy Styl Group
Проект для издательства учебной и педагогической литературы, Россия
Проект для телекоммуникационной компании, Россия
Проблема №4: кондиционирование воздуха
Сотрудники часто жалуются, на то, что поток холодного воздуха из кондиционера направлен прямо на них. Такая ситуация возникает, когда на этапе проектирования офиса рабочие места и кондиционеры располагаются независимо друг от друга, либо когда в офисе происходит перестановка, а расположение кондиционеров остается неименным.
Температура, влажность и циркуляция воздуха формируют микроклимат офиса, который влияет на комфорт, продуктивность и самочувствие сотрудников.
Что необходимо учитывать на стадии проектирования?
Для того чтобы избежать прямого обдува рабочих мест, необходимо помнить о возможности появления этой проблемы и учесть расположение кондиционеров на стадии проектирования офиса и разработки планировочного решения.
Самый простой способ повысить влажность воздуха и улучшить его состав – горшечные растения. Различные виды растений поглощают и нейтрализуют разные химические соединения. К тому же, живые растения в офисе положительно влияют на самочувствие сотрудников.
Системы кондиционирования и вентиляции требуют регулярного обслуживания, иначе они становятся благоприятной средой для развития грибков и бактерий, принося больше вреда, чем пользы.
Решения от Nowy Styl Group
Проект для компании по производству пищевых добавок, Россия
Проект для компании по производству электроники, Россия
Проект для телекоммуникационной компании, Россия
Проблема №5: зоны переговоров
Ранее сотрудники проводили большую часть дня на своих рабочих местах. Сейчас все изменилось. В зависимости от текущих задач, они перемещаются в конференц-залы и другие зоны офиса. Средний уровень занятости рабочих мест в компаниях, где проводилось наше исследование, составил всего 45%*.
Процент задач, требующих активного взаимодействия и постоянных коммуникаций, неуклонно растет. Изменился и формат встреч. Раньше в них принимало участие большое количество людей, и подобные мероприятия планировались заранее. Сейчас сотрудникам необходим оперативный обмен информацией. На смену «глобальным» совещаниям приходят спонтанные встречи с участием 2-4 человек.
К сожалению, многие офисы не приспособлены к проведению встреч такого формата. Имеющиеся конференц-залы рассчитаны на большое количество сотрудников. К тому же, их не хватает. В результате, переговорные всегда заняты, но их площади используются неэффективно.
*На основании анализа занятости 3 044 рабочих мест (в разных компаниях).
Что необходимо учитывать на стадии проектирования?
Количество и емкость конференц-залов должны быть рассчитаны исходя из реальных потребностей компании. А чтобы их выявить, необходимо провести исследование. Опросы и наблюдения помогут определить любимые места сотрудников, среднее количество участников и время проведения встреч, а также оценить загрузку существующих помещений. Полученные данные помогут правильно организовать зоны переговоров в обновленном офисе.
Проект для продовольственной компании, Россия
Проект для фармацевтической компании, Россия
Tepee модульная система
Как можно избавиться от основных «офисных проблем» и повысить удовлетворенность сотрудников?
Каждая организация – это сложный механизм, состоящий из отделов, команд, специалистов с разными стилями работы, ожиданиями и потребностями. Углубленный анализ всех этих аспектов часто выходит за пределы компетенции людей, ответственных за обслуживание офисных помещений. И это самая важная проблема из описанных выше. Сотрудники являются непосредственными пользователями офиса. Будут ли они удовлетворены? Будет ли им удобно? Будет ли рабочее пространство помогать им в работе, либо, наоборот, мешать? Все это зависит от качества организации пространства и напрямую влияет на успех всей компании.
Именно поэтому работу над проектом офисного пространства нужно начинать заранее. Это даст возможность учесть все аспекты и рассмотреть различные варианты решений. Консультации специалистов в области организации пространства упростят задачу. Они помогут изучить потребности сотрудников и подобрать соответствующие продукты, опираясь на свои знания и опыт.
Для нас офис – это не только помещение. Это сочетание трех основных факторов: люди, пространство и процессы. При разработке проекта офиса необходимо учитывать каждый из них. Важно эффективно использовать все доступное пространство, позаботиться о его функциональности и уделить должное внимание таким важным вопросам, как акустика и освещение. В тоже время нужно изучить и учесть потребности и ожидания людей, которые будут использовать это пространство. Функциональный офис и правильно подобранные мебельные решения помогут сотрудникам выполнять свои ежедневные обязанности и улучшат протекание бизнес-процессов в компании.
