Office Times об офисе для компании «Иль де Ботэ»
Каждый проект оставляет множество впечатлений. Работа над офисом для компании «Иль де Ботэ» вспоминается с удовольствием. По мнению специалистов Office Times Проект получился красивым во всех смыслах, поэтому мы испытываем законное чувство гордости.
О компании «Иль де Ботэ»
Компания «Иль де Ботэ» известна на российском рынке с 2010 года. За 8 лет она уверенно заняла место в лидирующей тройке ритейлеров, специализирующихся на косметике и парфюмерии. В России действуют 129 магазинов этой сети. Компания обладает множеством премий и наград, а предметом ее гордости является премиальное качество обслуживания и внушительный ассортимент из десятков тысяч позиций товаров для красоты.
Специфика и особенности проекта
Работать с лидерами рынка всегда интересно, хотя не всегда просто. Специфика «Иль де Ботэ» состояла в том, что , по сути, потребовалось совершить невозможное. Нужно было найти и обустроить такой офис, который идеально совпадал с требованиями заказчика по инфраструктуре, комфорту размещения и функционалу помещения.
Как все начиналось?
Сначала поступил запрос на поиск помещения. Сразу было заявлено, что заказчик нуждается в особенном офисе. Затруднение состояло в необходимости разместить в одном месте множество функциональных отделов, да к тому же сделать это с максимальным комфортом и с учетом набора корпоративных требований.
Помимо стандартного рабочего пространства, требовались склад, большая клиентская зона, множество переговорных комнат и конференц-залов. Нужно было удобно разместить вспомогательные службы, а также гримерную, фотомастерскую, зону питания. Помещение должно было располагаться рядом с метро, иметь достаточную парковочную зону.
Для начала специалисты очертили географическую зону интересов заказчика и определили несколько помещений, которые условно подходили под требования. Для отобранных вариантов применили метод ступенчатой оценки по базовым критериям. Выезжая на место, проводили предварительный мониторинг, оценивая окружающую инфраструктуру и соответствие внешних параметров здания имеющимся требованиям. На втором этапе оценивали, насколько предлагаемые помещения подходят по комфорту и функционалу.
В конечном итоге осталось два варианта. Один казался более экономичным, другой – более перспективным с точки зрения размещения и возможностей обустройства.
С выбора оптимального варианта и началась настоящая работа по проекту.
14 задач
На проекте было решено 14 задач.
1. Техническая экспертиза.
2. Экономическая экспертиза.
3. Юридическая экспертиза.
4. Разработка дизайн-концепции.
5. Подготовка дизайн-проекта.
6. Брендирование офиса.
7. Подготовка полного пакета документации.
8. Наблюдение за ходом стройки с позиции представителя заказчика.
9. Навигация офиса.
10. Тендер на мебель с тест-драйвом.
11. Подготовка к переезду.
12. Переезд: организация, доставка, сборка.
13. Проектирование и монтаж ИТ-инфраструктуры.
14. Фитодизайн офиса.
Ключевые этапы проекта включали целый набор задач.
Этап экспертиз
Для обоснованного выбора объекта специалисты провели комплексную технико-экономическую экспертизу. Office Times учитывает не только арендную плату, но и стоимость парковки, стройки, эксплуатационные расходы и еще целый ряд параметров.
В проекте «Иль де Ботэ» первоначальная разница между двумя объектами составляла довольно значительную сумму. Результаты расчетов по собственной методике показали, что финансовое расхождение между объектами в реальности гораздо меньше. После проведения всех подсчетов и экспертиз сумма переплаты оказалась ниже почти в три раза за счет уменьшения затрат на парковку, стройку, эксплуатацию.
Если при сравнении только платы за весь период аренды разница между двумя объектами составляла, условно говоря, 100 единиц, то после подробной экономической экспертизы реальная разница оказалась лишь 35 единиц.
Далее последовала юридическая экспертиза. Специалисты провели все переговоры с арендодателями, приведя их к логическому завершению в виде готового контракта, который полностью устроил заказчика.
Кстати, «Иль де Ботэ» – единственный случай, когда выбранное помещение на 100 % подошло под концепцию бизнеса заказчика.
Дизайн и брендирование
Одна из изюминок офиса «Иль де Ботэ» – оригинальное художественное оформление. Плакаты и постеры на стенах и даже офисная навигация уникальны и разработаны исключительно для этого проекта.
Брендирование офиса органично вписано в предложенную нами общую дизайн-концепцию.
Полный пакет рабочей документации
Стильная концепция – это здорово, но Office Times не ограничивается эскизами и всегда доводит идеи до стадии реализации. Для того чтобы воплотить их в жизнь, специалисты подготовили полный пакет рабочей документации по проекту. Она подшита к контракту и представляет собой увесистый том. Его толщина – 1000 листов формата А4. Только чтение и подписание документов заказчиком заняло два дня.
Такой объем рабочей документации сделал проект максимально прозрачным, управляемым и подотчетным. Заказчик получил в аренду именно тот вариант, который был запроектирован по его требованиям.
Стройка
Подготовленная предварительная оценка и экспертиза сэкономилизаказчику на стройке семизначную сумму.
Строительством занимался арендодатель, задачей Office Times былонаблюдение с позиции представителя заказчика. В итоге сложилиськонструктивные рабочие отношения.
Тендер на мебель
Завершила стильный облик офиса правильно подобранная мебель. Специалисты готовили и проводили тендер, в котором участвовали 15 компаний. Максимальноучесть пожелания заказчика помог организованный нами тест-драйв предметов обстановки.Сотрудники проводили тестирование мебели от поставщиков и высказывали своемнение. В результате были отобраны те образцы, которые набрали большинствоголосов в своеобразном «конкурсе зрительских симпатий». Так продолжилась реализация стратегии максимального комфорта будущего офиса, которую изначальнонаметил заказчик.
Готовая IT-инфраструктура
Для полноценной работы современного офиса требуется налаженная IT-структура. Сотрудники Office Times установили и подключили всю офисную технику – от компьютеров на рабочих местах до проекторов в переговорных. Cпециалисты спроектировали инфраструктуру локальных сетей, установили необходимое ПО, протестировали и даже частично доработали его. При этом Office Times действовала в контакте с IT-отделом головного офиса во Франции.
Подготовка и переезд
Переезду предшествовала серьезная подготовка. Учитывая, что никто из сотрудников не был в новом офисе, специалисты Office Times разработали навигационную брошюру, в которой описали положение, устройство и инфраструктуру офиса. Пролистав подготовленный буклет, каждый сотрудник знал, где распечатать документ, выпить чашку кофе, привести себя в порядок, как и где найти коллег и вспомогательные службы.
Принимая во внимание активную работу компании с клиентами из разных регионов, в брошюру добавили подробное описание окружающей инфраструктуры и достопримечательностей, рассчитали и описали маршруты к аэропорту, вокзалу.
Когда все было готово, организовали и осуществили переезд компании. Так что сотрудникам оставалось только приехать на новый адрес и приступить к работе.
Результат
В результате компания получила офис площадью в 2462 квадрата. В нем удобно разместились:
• рабочая офисная зона;
• вспомогательные службы;
• гримерная и парикмахерская;
• фотовидеостудия;
• специально оформленная клиентская зона: переговорные разных форматов, конференц-зал, зоны неформального общения;
• зоны отдыха;
• кафе с летней террасой.
Компания пользуется большой парковкой и отдельным входом, к которому прилегает благоустроенная территория с озеленением.
Специалистам Office Times есть чем гордиться: нашли помещение, подписали контракт, подготовили максимально полный пакет документации, оформили, подключили и перевезли офис – и все это в полном соответствии с планами, сроками и бюджетом. В результате успешного решения этих задач заказчик получил ровно то, что он хочет.
