Постковидная релокация

Евгений Шевкун, Генеральный директор Keyfor, о том, как не разориться на офисном переезде.

Одним из главных последствий пандемии коронавируса стало то, что бизнес начал более рационально относиться к занимаемым им площадям. Одни компании, столкнувшись с падением спроса, были вынуждены переехать в офисы поменьше. Другие, напротив, увидели в коронакризисе возможность повысить эффективность своих команд за счет переезда в более качественные бизнес-центры.

Но какой бы ни была причина релокации, любой переезд неизбежно сопряжен с большим количеством рисков. И если не оценить их своевременно, и без того немалые издержки могут вырасти в разы. О чем же следует помнить бизнесу, решившему «сменить прописку»?

Важна задача

Первое, что нужно сделать, это четко сформулировать задачу, которую должна будет решить релокация. В период пандемии одним из основных стимулов к переезду было снижение операционных расходов, при этом зачастую компании теряли в эффективности просто потому, что не уделили достаточного внимания перестройке рабочих процессов.

Другой тренд - рост интереса к «гибким» офисам - связан с поиском оптимальных решений. Пока, впрочем, реализованных проектов такого рода немного. Из знаковых я бы выделил офис Ericsson в БЦ «Метрополис». В нем количество людей превышает количество мест, и при этом любой, кто хочет прийти в офис, всегда найдет себе место. Понятно, что еще до разработки планировочных решений это потребовало от компании очень глубокого анализа, изучения офисных процессов, потребностей сотрудников. Ну и, конечно, грамотного планирования инженерных систем, подбора мебели и технического оснащения. В частности, все «гибкие» офисы в обязательном порядке оснащаются информационной системой бронирования мест. Очевидно, что затраты на такой офис будут больше, чем на классический, но со временем они окупятся.

Что касается самой планировки, то здесь пандемия тоже внесла свои коррективы. И речь идет не столько об отказе от опенспейсов, сколько о том, как оптимально разместить в них сотрудников, чтобы, например, выполнить новые требования Роспотребнадзора и не нарушить при этом коммуникационные связи.

Брокер или инженер?

Когда задачи определены, пора переходить к выбору локации. Как правило, для этого нанимают посредника в лице брокерских структур, но лишь немногие компании привлекают к процессу поиска технических специалистов. А, между тем, это очень важно. Допустим, вы выбрали офис, согласовали планировку, начали делать инженерное проектирование, и вдруг выясняется, что вам не хватает, например, электрических мощностей или ресурса климатических систем. Обычно к этому моменту договор уже подписан, и арендодатель не очень мотивирован решать вашу проблему.
Цена такого просчета может быть весьма высока и доходить до 15% бюджета строительства, а сроки, случается, увеличиваются вдвое. А ведь всего этого можно было избежать, сделав еще на этапе выбора помещения инженерный аудит. В ходе этой процедуры специалист оценивает технические ресурсы офиса и дает заключение о том, насколько тот или иной лот позволит бизнесу решать его повседневные задачи. И уж точно инженерный аудит необходим тогда, когда организации требуется разместить в офисе какое-то специальное оборудование. В нашей практике был случай, когда компании, оказывающей услуги колл-центра, понадобилась установка дизель-генератора – и это потребовало от арендатора немалых усилий. Другой пример – современные сервера, требующие высокомощных систем охлаждения, которыми объект может попросту не располагать.

Стоит заметить, что в период пандемии требования к инженерным системам вообще выросли. Если прежде на инженерные затраты приходилось примерно 50% стоимости контакта, то сейчас этот показатель вырос минимум на 10%. В основном прирост обеспечили климатические системы: раньше о них вспоминали, когда становилось жарко или душно, а теперь увидели в них основной рассадник бактерий. Практически в каждом проекте мы сегодня встречаемся с запросом на безопасную климатическую систему – и этот тренд, на мой взгляд, останется с нами надолго. Другой пример – бесконтактные устройства: системы контроля доступа, в том числе позволяющие измерять температуру, датчики открытия дверей и пр. Но эта мода, как мне кажется, пройдет: оснащение офиса бесконтактными системами сопряжено с большими затратами и не всегда целесообразно.
Управление проектом: кому доверить?

Когда локация выбрана, заказчику нужно принять решение, кто внутри его компании будет заниматься проектом. Многие пропускают этот этап, делегируя процесс создания нового офиса каким-нибудь структурам типа АХО. Но бывают и совсем неожиданные решения: у нас был случай, когда проектом со стороны заказчика управлял секретарь. Если подходящего специалиста в штате нет, стоит задуматься о привлечении внешнего управляющего.

Как компании понять, нужен ли ей внешний управляющий? Руководитель должен задать себе два простых вопроса. Во-первых, есть ли у него компетентные люди, которым можно доверить управление проектом. Во-вторых, смогут ли они уделить этому достаточное количество времени. Если хотя бы на один вопрос ответ отрицательный, лучше нанять менеджера со стороны, тем более что затраты здесь невелики и редко превышают 1-2% от общего бюджета проекта. А вот экономия, которую может дать профессиональный управляющий, если своего специалиста нет, скорее всего, будет весьма ощутимой.

Эксплуатация в уме

Сдача в эксплуатацию, на самом деле, – завершающий этап. Зачастую, и кто будет эксплуатировать офис, решается в самый последний момент, а то арендодатель и вовсе навязывает арендатору управляющую компанию. Однако, чтобы избежать лишних трат на будущее содержание офиса, необходимо заранее задуматься о том, кто будет принимать и обслуживать то, что вы планируете построить, а также как эти затраты можно оптимизировать.

Понимание в приоритете

К выбору проектировщика и генподрядчика, которые разработают и воплотят проект вашего нового офисного пространства, подходить надо тщательно. Как правило, процесс проходит через тендерные процедуры. При этом, важно, чтобы обе стороны - архитектор и строитель - понимали друг друга и были на одной волне, а взаимодействие с заказчиком было четко отлажено. Тогда заказчик сэкономит себе и время, и бюджет. Так, например, в нашем портфеле есть проект пространства для бизнес-клуба «Атланты». Он был реализован в формате design & build всего за 1,5 месяца, благодаря профессиональному сотрудничеству всех участников процесса.

Последние события показали, что отношение к офисам и их роли для бизнеса меняется, но они сами никуда из нашей жизни не денутся. Поэтому от ремонтов и переездов компаниям никуда не деться. А если при подготовке к офисному ремонту помнить о перечисленных нюансах, то шансов, что переезд превратится в бесконечный затратный процесс, станет в разы меньше, а значит, бизнес сможет сосредоточиться на том, что действительно важно, – повышении своей эффективности и поиске на новом месте новых возможностей.