Cтроительство небольшого офиса

Эффективная организация

Малые и средние компании, занимающие офисные площади до 1500 кв.м, часто сталкиваются с тем, что при строительстве или реновации небольших объектов сложно достичь наилучших результатов из-за небольшого бюджета и ограниченной площади. Генеральный директор Q1 Group Екатерина Ньюман рассказывает о том, как компаниям правильно выстроить процесс ремонтных работ в офисе, возможна ли гибкость в небольших пространствах и как распределить бюджет без потерь для качества реализованного проекта.

Без ТЗ никак

Ремонт или строительство офиса с нуля вне зависимости от своего масштаба требует детальной проработки технического задания и привлечения квалифицированных специалистов по проектированию. Об этом, казалось бы, очевидном этапе арендаторы и собственники помещений площадью до 1000-1500 кв.м нередко забывают: кажется, что достаточно выбрать цвет стен, освещение и вместе с IT-специалистов сформировать рассадку. В этом случае заказчик в итоге может столкнуться сразу с комплексом проблем: от дискомфорта сотрудников, вынужденных не так, как комфортно, а так, как спроектированы розетки моноблоков, до некачественной вентиляции и отопления помещения.

Поэтому без детального проекта, охватывающего в том числе инженерию офиса, обойтись нельзя: это касается и вентиляции, и отопления, и кондиционирования. Небольшое помещение требует повышенного внимания к инженерным системам: часто в объектах их приходится модернизировать или полностью заменять из-за изношенности, иначе работоспособность сотрудников в светлом и уютном офисе будет сильно зависеть от погодных условий за окном. С учетом пандемии ряд компаний также нуждается в интеграции систем обеззараживания поверхностей и воздуха, которые не были предусмотрены офисными объектами изначально.

До начала работы над новым проектом вместе со специалистами надо изучить, насколько существующая инженерия соответствует как современным техническим требованиям, так и потенциальной нагрузке на системы с учетом размещения определенного количества сотрудников. Это касается и электросетей: нужно заранее продумать количество необходимых точек подключения, прокладку структурированной кабельной сети, а также резервные мощности, иначе увеличение количества оргтехники или рабочих мест приведет к повышенной нагрузке на сеть. Повышенные требования при ремонте или строительстве офиса необходимо предъявлять к системам пожарной безопасности. Нормативы обновляются раз в несколько лет, а это значит, что существующие противопожарные системы уже с высокой долей вероятности устарели – и потребуют обновления.

Все эти аспекты, связанные с грамотной проработкой инженерии, можно учесть только на этапе технического задания – когда процесс работ по ремонту или перепланировке офиса будет запущен, любое изменение на уровне технологий прямо повлияет и на стоимость, и на сроки реализации офиса.

Концепция или выгода

Еще одно заблуждение, с которым мы нередко сталкиваемся, работая над проектами небольших офисов – это экономия на неформальных рабочих зонах. Заказчикам часто кажется, что в небольшом офисе для зоны отдыха или неформальной работы просто не останется места – ведь на малой площади нужно запланировать и рабочие места для сотрудников, и кабинеты руководителей, и мини-кухню.

Однако отказываться от лаундж-зон категорически не стоит: даже на площади 500-1000 кв.м стоит предусмотреть и неформальные рабочие места, и зоны для отдыха сотрудников. К примеру, в офисе для компании CarX, которая занимается разработкой игр, помимо опен-спейс и вспомогательных помещений, мы спроектировали общественные пространства – кухню для обедов сотрудников и игровую комнату для отдыха. При этом площадь офиса составляет 820 кв.м.

Для организации лаундж-зон при планировании рассадки в меньшем пространстве стоит предусмотреть несколько нефиксированных рабочих мест, рассчитанных на использование 2-3 сотрудниками по гибридному графику (что сегодня в условиях пандемии - обычная практика для большинства компаний). На освободившейся от фиксированных рабочих мест площади можно разместить мягкую мебель, а зонирование рабочих и неформальных зон выполнить с помощью открытых стеллажей с растениями. Наличие лаунджа позволит сотрудникам проводить перерывы, не покидая офиса, или уединиться для телефонного звонка в случае, если все переговорные комнаты заняты. Кухня же или кофе-зона, таким образом, оставят за собой исключительно функцию питания.

Свет и звук

Следующий аспект, на котором не стоит экономить, - это освещение. Безусловно, в небольшом офисе умные системы света с датчиками присутствия будут скорее избыточны, но при этом малые офисные помещения часто могут быть лишены естественных источников света из-за небольших окон. Грамотное сочетание верхнего и настольного света может создать комфортные условия для работы.

И стильными, и функциональными для небольшого офиса станут акустические решения. В небольшом офисе качественная звукоизоляция – это абсолютная необходимость: иначе сотрудники теряют концентрацию, находясь в постоянном стрессе из-за фонового шума опен-спейса. Шумопоглощающее покрытие пола в сочетании с потолочной звукоизоляцией, а также мягкими перегородками, сделают пребывание в небольшом офисе более комфортным.

На страже бюджета

В каких аспектах строительства или ремонта офиса, в таком случае, небольшим компаниям реально добиться экономического эффекта? Сохранить средства можно на этапе подбора отделочных материалов. Это важно еще и из-за валютных скачков и постоянного роста курса доллара и евро – зарубежные отделочные материалы регулярно подрастают в цене. Подобрать разумные и качественные российские аналоги для отделки офиса сможет грамотный генеральный подрядчик или проектировщик – но сделать это необходимо, опять же, на этапе проектирования. Любое проектное изменение в начале работы приведет только к дополнительным расходам.
Вне зависимости от стоимости отделочных материалов, можно создать качественную брендовую концепцию для небольшого офиса. Такой подход, к примеру, мы применили при строительстве офиса для Mars в Самаре: на площади 177 кв.м удалось разместить и рабочие, и неформальные зоны, и переговорные, а стены оформлены принтами с известными продуктами компании.

Правильно распределить приоритеты и бюджет поможет профессиональная разработка технического задания – и тогда реализация небольшого офисного проекта с ограниченным бюджетом будет соответствовать бизнес-интересам компании, а конечный продукт – удовлетворит сотрудников, которым в современном офисе нужно место не просто для работы, но для личного комфорта.