Роль административного директора
23 октября 2014 компания AHConferences провела в Москве XIII Форум Административных директоров. Специалисты АХО и провайдеры услуг встретились для обсуждения опыта организации офисных пространств, проблем в области эффективного документооборота, вопросов построения системы внутрикорпоративного сервиса. В Форуме приняли участие более 80 административных управляющих из ведущих организаций банковской и страховой отраслей, ритейла и FMCG, торговых и телекоммуникационных компаний.
Открыл работу форума бизнес-завтрак, в ходе которого управляющий директор Випсервис Анна Кузнецова поделилась с участниками секретами эффективного управления деловыми поездками. Она рассказала о том, как можно заработать на деловых поездках, как удовлетворить внутреннего заказчика, как сделать правильный выбор между самостоятельным бронированием в интернете и привлечением Travel Management Company.
Первая сессия форума была посвящена классическим решениям и современным тенденциям в области организации офисного пространства. Руководитель спецпроектов отдела коммерческой недвижимости ВТБ Страхование Денис Дедин и директор по административным вопросам МТС Наталья Цельт остановились на проблеме грамотного выбора нового офисного помещения и организации переезда. Наталья Цельт отметила, что проектирование нового офиса предполагает высокотехнологичный дизайн, внедрение новых стандартов комфорта для сотрудников, мотивирующих на результат и творчество, использование экологичных материалов и альтернативных источников энергии.
В продолжение темы эффективной планировки фронт-офисного и бэк-офисного пространства выступила директор административного департамента МСП Банка Ольга Тарасова. Г-жа Тарасова обозначила современные тенденции территориальногоразделения и объединения для крупных компаний, плюсы и минусы кабинетного и зального (американский, европейский, японский офисные залы) принципа организации офисного пространства.
Трудности переезда рассмотрела административный менеджер Мерц Фарма Елена Елагина. Новый офис Мерц, полностью соответствующий стратегии компании, расположился на 53 этаже бизнес-центра Moscow City, на площади 1700 м2 имеется более 100 современных рабочих мест, просторные переговорные,комфортабельные комнаты для приема пищи и даже душевая кабина.
О жизни «Лучшего офиса России» поведала специальный гость Форума, руководитель административного отдела Baring Vostok Capital Partners Анна Колтович. Г-жа Колтович провела виртуальную прогулку по новому офису компании в БЦ «Белые Сады», рассказала о планировочных и интерьерных решениях зоны ресепшн и представительской зоны, кабинетов и open space, внутренних переговорных и зоны неформального общения, кухни и лаундж-зоны. Офис компании Baring Vostok Capital Partners получил Гран-При Премии Best Office Awards 2014.
В ходе второй сессии форума рассматривались системы и методы организации работы административного департамента. В центре внимания Виктории Чеботовой, начальника отдела документационного обеспечения Сибирской Сервисной Компании, - результаты проекта по созданию службы ДОУ, централизации документооборота, внедрению СЭД на основе системного подхода к оперативному, долговременному и постоянному хранению документов.
На вопрос «Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?» - ответил в своем выступлении коммерческий директор Делис Архив Александр Фукс. В качестве исключительных преимуществ аутсорсинга были обозначены несомненная экономическая выгода, высокая степень квалификации персонала и уровень надежности электронного архива.
Административный директор НЭО Центр Оксана Лабунец поделилась секретами «работы на результат» и примерами взаимодействия команды support. По мнению докладчика, в основе эффективной команды лежат принципы ощущения общности и доверия вместо одиночества и отчуждения.
Модератор форума, директор по административным вопросам Совкомбанка Алена Кулаченкова остановилась на вопросе влияния работы АХО на лояльность сотрудников компании. Внутренний клиент - это сотрудник компании, от качества внутреннего обслуживания напрямую зависит качество услуг, предоставляемых внешним клиентам.
В рамках панельной дискуссии с административным менеджером Johnson &Johnson Марией Шараповой участники оживленно продолжили обсуждение проблем организации эффективного внутреннего клиентского сервиса, тонкостей коммуникации с потребителями и инструментов анализа удовлетворенности, а также возможностей внутреннего PR административного департамента в компании.
Немало вопросов у аудитории вызвал доклад руководителя административного направления финансовой компании Нежданы Максимовой об опыте оптимизации бизнес-процесса «командирование сотрудников» в организации с разветвленной региональной сетью.
Заместитель генерального директора по общим вопросам Комеди Клаб Продакшн Анна Шалимова на собственном примере проиллюстрировала возможности профессионального роста и развития административного директора, рассказала о существующих образовательных программах в России и за рубежом.
В рамках выставки партнеры мероприятия – Випсервис, Делис Архив, Деликатный переезд, Solo, Комус – демонстрировали преимущества предлагаемых услуг и решений.
