Участники сессии «Технологии в офисе» декабрьского форума Next Point рассказали о том, как технологии помогают в решении бизнес-задач и делают офисную жизнь сотрудников комфортнее. Модератором стал Богдан Ватулин /департамент недвижимости и эксплуатации Сбербанка. Партнером мероприятия стала компания Инфосистемы Джет.
Перед началом дискуссии Богдан представил несколько составляющих цифровой трансформации, и первый шаг – осознать необходимость. Участниками обсуждения стали представители компаний, где необходимость активного внедрения цифровых решений не подвергается сомнению, а эффективность от такой трансформации уже измерена и подтверждена.
Анастасия Дегтярева, административный директор компании Технология Доверия, рассказала, что с внедрением цифровых технологий сопряжено создание гибкого офиса. Компания перешла с классического на современный офисный формат, площади стали меньше, разнообразие пространств, наоборот, больше. Нет закрепленных рабочих мест и кабинетов. «Быт» сотрудников здесь облегчает мобильное приложение, где собрано множество функций от бронирования переговорных и коммуникации с коллегами до заказа напитков из кофейни. Еще один важный момент – сбор аналитики, который позволяет оценивать, какие пространства наиболее востребованы, какие сотрудники предпочитают офис компании домашнему (сейчас посещаемость московского офиса – около 30% от общего числа сотрудников). Однако, по словам Анастасии, чем больше цифровых решений компания использует, тем лучше сотрудники должны понимать, что делать в случае сбоев. Для этого важно прописать возможные сценарии действия в таких ситуациях для сотрудников.
Еще один плюс цифровых технологий – их использование позволяет освободить сотрудников от рутинных задач, ручной обработки большого количества информации и переключить на более творческие процессы. Татиана Амелюшкина, руководитель отдела по управлению недвижимостью и офисным пространством Административного департамента МегаФон, поделилась впечатлениями от внедрения автоматизированных решений в процессы управления портфелем недвижимости компании (это 700 объектов, более 300 тыс. кв. м, 16 тыс. рабочих мест). Теперь сотрудникам не приходится работать с таблицами в 16000 строк, а сбор аналитики обеспечивает эффективное управление объектами, позволяет перераспределять и оптимизировать ресурсы. Сэкономленные средства направляются на модернизацию офисов МегаФон.
Что еще важно и нужно в офисе цифровой эпохи, особенно для компаний, практикующих гибридный формат работы? Создание эффективной коммуникационной среды. У сотрудников должна быть возможность качественно взаимодействовать на расстоянии и внутри офиса. Этой теме посвятил выступление Яков Шапиро, руководитель направлений мультимедиа Инфосистемы Джет. По словам Якова, много запросов от бизнеса сегодня – на создание единого центра коммуникации, который объединяет все сервисы. Важно ориентироваться на объединение цифрового и физического миров. Эффективная коммуникационная система должна включать в себя software и hardware составляющие. Конечно, нужно правильно выбрать интегратора для технологических решений и не забывать о том, что сегодня рынок работает в условиях импортозамещения, часто приходится искать/создавать альтернативы.
Александр Носовский, управляющий директор департамента административно-хозяйственного обеспечения «Группа Ренессанс Страхование», рассказал о том, как цифровая трансформация позволяет ускорить процессы и избежать сбоев, ошибок в случае работы с большим количеством объектов в аренде. Их у компании 140, и ошибки в предоставлении документов или несоблюдение сроков приводят к проблемам с освоением и прогнозированием бюджета. Сейчас в компании функционирует система, которая существенно упрощает работу сотрудников – подсвечивает контрольные даты, напоминает о формировании платежных документов, оплате коммунальных услуг, продлении договоров и т.п., позволяет не упустить важного.
Завершилась сессия выступлением Дмитрия Коптельцева административного директора Холдинга Т1. Дмитрий напомнил о том, что наличие на рынке тех или иных технологических новинок еще не значит, что все их нужно использовать в офисе. Есть базовые вещи – например, инженерные системы, ими нужно управлять по-умному, правильно. Есть, напротив, решения, применение которых может быть неудобным или неэффективным, при этом дорогостоящим. Главный совет – постараться спрогнозировать эффект от внедрения той или иной технологии, заранее оценить ее целесообразность, выбирать только те решения из существующего многообразия, которые действительно нужны.
В финале дискуссии участники поделились своими представлениями о том, что такое «счастливый офис». Все сошлись во мнении, что это место, где человека слышат, куда ему хочется приходить, где учитывают его потребности. И многие цифровые решения, которые наполняют офисы сегодня, формированию такой комфортной среды сопутствуют.
