Александр Алейников, Pridex: «Офисы без цифровых технологий больше не отвечают потребностям сотрудников и самих компаний»
Компания Pridex известна на рынке не только офисными проектами для крупнейших корпораций страны, но и созданием высокотехнологичных рабочих пространств. Мы поговорили с Александром Алейниковым, коммерческим директором Pridex, о том, как цифровые технологии меняют этот рынок, какого эффекта ожидает бизнес от внедрения «умного» офиса и насколько важны сроки интеграции подобных решений.
- Как за последнее время трансформировался подход компаний к их собственным офисам? И причём здесь цифровизация?
Александр Алейников: Начну с того, что офис сегодня приобрел совсем другую ценность в глазах бизнеса: развитие гибридного формата занятости и кадровый голод сделали его одним из ключевых инструментов привлечения и удержания персонала. Как следствие, компании хотят, чтобы их офисы оставались актуальными и через 5, и через 10 лет, а само пространство больше фокусировалось на человеке и его потребностях.
При этом очевидно, что без учета современных технологий реализовать такой продукт точно не получится. В 2019 году, до пандемии, наши клиенты еще не осознавали этого до конца: запросы на продвинутую IT-инфраструктуру носили точечный характер и нередко появлялись на самых поздних этапах проекта, когда интегрировать их в рабочее пространство было намного сложнее.
Штаб-квартиры банков. Генеральный подрядчик - Pridex
Теперь же мы видим совсем другую картину: компании изначально приходят с гораздо бОльшим пониманием того, какие именно цифровые сервисы им нужны, и с энтузиазмом воспринимают возможность протестировать отдельные решения на «своей территории». А финансовые вложения в «умную начинку» офисов возросли за последние годы в пять раз. Технологичные рабочие пространства – это, без преувеличения, новый тренд корпоративного мира.
- Главный запрос, он какой?
А.А.: Есть два типа клиентов: те, кто хочет решить какие-то конкретные задачи с помощью интеграции отдельных решений, и те, кого интересует создание полноценной цифровой экосистемы. Вторых в последнее время становится всё больше, и главный запрос, исходящий от таких компаний сегодня – это выработка нового подхода к управлению офисом в целом, который обеспечит повышение уровня комфорта сотрудников и сократит время, затрачиваемое на рутинные процессы – другими словами, повысит эффективность бизнеса. Ключевым инструментом здесь является мобильное приложение и связанная с ним IT-инфраструктура: оно принципиально меняет опыт взаимодействия сотрудника с офисом, когда любое действие - от бронирования переговорной до заказа ланча в корпоративном кафе - совершается за считанные секунды.
Кроме того, если в компании предусмотрена возможность гибридной работы, то приложение также может помочь сократить операционные расходы – для этого в него интегрируется система бронирования рабочих мест. Она позволяет нескольким сотрудникам использовать одну и ту же рабочую станцию в течение дня – по сути, это означает, что компании нужно меньше пространства, чтобы комфортно разместить людей.
Штаб-квартира ВКонтакте. Генеральный подрядчик - Pridex
Более того, она может расширять штат, оставаясь на тех же офисных площадях – когда речь идёт о крупных корпорациях, в которых работают десятки тысяч человек, экономия может быть весьма существенной.
Но опять же, для того, чтобы подойти к созданию современного цифрового офиса правильно, нужно заниматься этим с самого начала, ещё до этапа выбора генпроектировщика. Прежде всего, компания должна определить для себя, в каком формате будут работать сотрудники в новом пространстве – будет ли это классический формат, когда у каждого есть свой стол и условная тумбочка, или же это все-таки будет гибридный формат, когда у человека есть возможность работать удаленно.
- Предположим, заказчик знает, что ему нужен гибридный офис. Какие следующие вопросы он должен себе задать в связи с этим?
А.А.: Мы часто выступаем в роли консультанта, помогая компаниям выработать грамотную стратегию организации рабочих пространств, их наполнения и масштаба, поэтому на данный вопрос я могу ответить достаточно подробно.
Первым делом необходимо оценить, планируется ли рост штата в ближайшие 3-5 лет и в каком объёме, какое количество сотрудников работает удалённо хотя бы часть недели, насколько высока потребность в переговорных. Исходя из этого формируется понимание, какие пространства нужны именно вашему офису и в каком масштабе (тихие зоны, командные зоны, рекреационные пространства, большие и малые переговорные и др.), какая часть рабочих мест должна быть незакрепленной, то есть не привязанной к конкретному сотруднику, и др.
Офис MR Group. Генеральный подрядчик - Pridex
Кроме того, стоит заранее уделить внимание вопросам безопасности: например, хотите ли вы интегрировать в офис СКУД с технологией распознавания лиц, будет ли он использоваться только для входа в здание или в том числе для других задач - бронирования переговорных, использования локеров.
Технологии в офисах от Pridex Technology
Наконец, мы всегда уточняем, предусмотрена ли парковочная зона и нуждается ли она в оцифровке, есть ли в офисе внутренняя столовая (как правило, такое встречается в штаб-квартирах крупных корпораций) – для подобных зон также есть специальные технологические решения.
Если компания не до конца уверена в том, насколько масштабные изменения она готова произвести в своём офисе, мы реализуем для неё test fit - как правило, это полноценный тестовый этаж, пользуясь которым сотрудники могут в полной мере оценить эффективность тех или иных цифровых сервисов, понять, какие решения подходят им лучше всего.
- На каком этапе лучше всего внедрять технологические решения в объекты? Есть мнение, что многие сервисы по управлению офисом можно интегрировать в рабочий процесс в любой момент.
А.А.: Формально это действительно так, и в нашей практике были случаи, когда заказчики приходили к нам с уже готовой рабочей документацией на руках. Однако надо понимать, что когда гибридный офис подключается на последнем этапе проекта, это может потребовать корректировки дорожной карты, перекраивания планировочных и инженерных решений. Значительная часть цифровых систем предполагает наличие определенной инфраструктуры, «железа», как сказали бы IT-специалисты. И если заранее не учесть это при строительстве, то вы с большой вероятностью столкнётесь с несостыковками в плане – а стоимость ошибки в любом крупном проекте всегда очень высока.
Кроме того, такой подход может негативно сказаться на сроках реализации, особенно если сроки сжатые. Как правило, компании стремятся завершить проект, не выходя за рамки арендных каникул, чтобы потом не пришлось нести расходы на двойную аренду, сидя в старых помещениях и при этом оплачивая новый офис, в котором затянулась стройка. Поэтому интеграцию любых технологий лучше всего учитывать на начальном этапе, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
- Но всё же, как поступить заказчику, если он сомневается в подключении каких-то конкретных решений? Какие технологии точно нужно учесть на этапе планировки и технического задания на инженерные системы, чтобы обошлось без переделок?
А.А.: Локеры и мультимедиа, безусловно, потребуют изменений в инженерной и архитектурной частях, если не будут учтены заранее – это, можно сказать, классический случай, с которым сталкиваются многие наши клиенты. Интеллектуальное управление инженерными системами, в том числе теми же мультимедийными устройствами, также необходимо включить в состав проекта в самом начале, чтобы обеспечить эффективное сопряжение программной части с классическими механическими и электротехническими работами.
Офисы HeadHunter, Lamoda. Генеральный подрядчик - Pridex
Ещё одно решение, которое будет крайне проблематично интегрировать после завершения проекта – digital-столовая. Она отличается от традиционных систем питания буквально по всем параметрам: от процесса выдачи еды до организации обеденного зала.
В несколько ограниченном виде получится внедрить незакрепленные рабочие места, однако всё будет зависеть от конкретного проекта и того, как в нём организовано пространство. То же самое касается и мобильного приложения: подключить его в уже работающем офисе в принципе возможно, однако от части функций, вероятно, придётся отказаться.
Пожалуй, единственный сервис, который точно можно имплементировать в готовый офис без непредвиденных финансовых и временнЫх затрат для клиента – «умная» парковка. Она предполагает автоматическое распознавание номеров при въезде, а также возможность бронировать парковочные места, что позволяет более эффективно использовать пространство: одно машино-место могут делить до 6 человек.
- Допустим, заказчик все это подключил. Но мало выбрать сервисы, теперь надо чтобы ими пользовались?
А.А.: Конечно, сотрудники нередко воспринимают нововведения в штыки, поэтому здесь действует простой принцип: чем больше возможностей для повышения удобства и комфорта человека предоставляет мобильное приложение, тем выше вероятность его активного использования.
Как я уже отмечал, с точки зрения работодателя наиболее интересным сервисом является бронирование рабочих мест, так как оно позволяет снизить административные затраты и даже сократить офисные площади. В то же время далеко не все способны быстро переключиться на использование смартфона для этих целей, да и ценность такой инновации для сотрудника не совсем очевидна. Другое дело - заказ ланча или поиск свободного парковочного места. Особенно хорошо по нашему опыту работает интеграция кафе в приложение и создание «digital-столовых» – абсолютно беспроигрышный вариант.
Поэтому административным директорам на заметку: хотите, чтобы места бронировали - подключайте дополнительные опции.
- Чего на ваш взгляд сейчас не хватает офисному рынку для того, чтобы современные технологичные рабочие пространства стали более распространённым явлением?
Сервисные офисы Multispace by Pridex Spaces
А.А.: Мы много говорим о технологиях, однако вопрос на самом деле стоит более глобально: что нужно для того, чтобы офисы стали более человекоцентричными? Ведь в конечном счёте все эти инновации направлены на то, чтобы сотруднику было комфортнее работать, чтобы он мог эффективнее выстраивать свой график, чтобы у него росли мотивация и продуктивность – а работодатель получал специалистов, которые действительно хотят быть частью компании и развивать её. Вот в чём состоит основная польза для бизнеса. Крупные корпорации хорошо это понимают и готовы инвестировать в новые решения, однако многие действующие или даже ещё не введённые в эксплуатацию бизнес-центры просто не способны удовлетворить подобный запрос – хотя очевидно, что офисы без цифровых технологий больше не отвечают потребностям сотрудников и самих компаний.
Рынку не хватает системы оценки рабочих пространств, которая учитывала бы мнение конечных пользователей, с понятными критериями, которым должно соответствовать здание. Таким решением может стать концепция «активного офиса», которая сочетает в себе не только единую цифровую среду, но и гибкую мультифункциональную архитектуру пространства, учитывающую культуру гибридной работы, а также постоянный сбор данных об утилизации офиса, который поможет лучше адаптировать пространство под конкретные запросы человека и бизнеса.
Это даст новый импульс нашему разнородному офисному сектору, который традиционно шел от потребностей инвесторов и девелоперов, и поможет сместить фокус на тех, кто действительно важен – людей, которые проводят в офисах существенную часть своей жизни. Именно за такими человекоцентричными форматами, безусловно, будущее.
