Как работает архитектурное бюро ABD architects с заказчиками на разных этапах проектирования офиса. Как помогает выстраивать правильные алгоритмы решения актуальных задач. Денис Кувшинников, директор департамента интерьеров ABD architects, рассказал Officenext, что делать, если нужен гибкий офис, о чем не забыть, когда планируется плотная рассадка сотрудников, как рассчитать бюджет на раннем этапе.
- Что должен знать заказчик про этапы проектирования офиса?
Денис Кувшинников: Есть три классические стадии проектирования. Первый этап – разработка архитектурной концепции (планировочного решения). Важно помнить, что на этом этапе мы отвечаем на вопрос, как офис будет функционировать, определяем количество необходимых помещений и рабочих мест. Также на этом этапе учитываются вопросы эвакуации, чтобы объект соответствовал пожарным нормам и был безопасным.
Второй этап – это разработка дизайн-проекта. На этом этапе происходит визуализация объекта, определяется его внешний вид и стиль. Подбираются основные отделочные материалы, световые решения, мебель. На этом этапе мы придумываем, как офис будет выглядеть, как будет связан с брендом и ценностями компании.
Третий этап – разработка рабочей документации, которая включает в себя все необходимые чертежи, спецификации и расчеты для реализации проекта. На этом этапе много работы по интеграции инженерных систем и детализации дизайна, включая такие детали, как количество полок для стаканов на мини-кухне.
Офис МТС, Архитектурное бюро: ABD Architects
Резюмируем. Вне зависимости от сложности проекта, необходимо ответить на три основных вопроса: какой функционал должен быть у будущего офиса, как он будет выглядеть и как его построить.
Важно помнить, что каждый этап имеет свои задачи и цели. Первый этап создания концепции – это фундамент, основа будущего офиса. И дальше все строится на ней. Если, например, на первом этапе планировочных решений мы о чем-то забыли или в задании отсутствовали какие-то помещения или зоны, то возвращаться обратно к этому этапу позже будет означать потерю времени и сил. Мы будем переделывать фундамент, на котором уже ведется строительство дома, а значит, придется и сам дом перестраивать. Гораздо правильнее предусмотреть все необходимые детали на начальном этапе проекта, чем пытаться изменить что-то позже, тратя нервы и сдвигая сроки.
- Какие шаги должен предпринять заказчик, чтобы исключить переделки в уже подписанной планировке?
Д. K.: Четко поставить задачу до этапа создания архитектурной концепции. Для этого заказчик составляет подробное описание того, что он хочет видеть в офисе. Такое описание в ABD аrchitects называется «программа-задание». Вы также можете встретить и другие названия, например, ТЗ или Occupancy Planning Table/ Guide у брокеров. В этом документе указывается количество отделов, рабочих мест, переговорных и других помещений, а также требования к ним. На основе «программы задания» создается планировка офиса. Подписание планировки – важная веха в проекте, так как в этот момент закладывается его фундамент.
Офис Авито Самара, Архитектурное бюро: ABD Architects
Провести «домашнюю работу» по вопросу функционала офиса. Подготовиться к вопросам для «программы-задания», заранее пообщаться с руководителями департаментов. Мы сталкиваемся с тем, что уже выбрано здание или помещение для переезда, а заказчик к этой работе даже не приступал. Это потерянное время. Внутреннюю работу можно проводить существенно заранее.
Никого не забыть на этапе формирования рабочей команды. Для успешной реализации проекта в команду заказчика могут входить не только специалисты в области администрирования и IT, но и представители отдела закупок, HR, маркетинга.
Получить обмеры путем 3D-лазерного сканирования до подписания планировочного решения. Это важно сделать, так как могут обнаружиться существенные расхождения между планом, предложенным брокером или владельцем здания, и фактическим пространством. Например, в плане будет указано наличие оконного импоста – вертикальной стойки, к которой должна примыкать перегородка кабинета. Однако при проверке может выясниться, что импост отсутствует и тогда придется тратить время и корректировать чертежи.
Рассмотреть вариант гибкого офиса. Иногда структура офиса, рассчитанная сегодня, устаревает к моменту его готовности, особенно если проект длится не один год. Избежать постоянных перестроек офиса позволяет гибкий подход. Иногда лучшим решением является полностью гибкая планировка, не связанная со структурой компании.
Офис ЛСР, Архитектурное бюро: ABD Architects
Например, при создании штаб-квартиры Лаборатории Касперского площадью 30 000 кв. м мы совместно с Заказчиком приняли решение не проектировать офис под текущую структуру компании, а создать универсальную рабочую среду. Мы создали максимально гибкую структура офиса, которая могла адаптироваться к изменениям на протяжении многих лет.
- Что вы делаете, если заказчик планирует создать гибкий офис, но ему сложно ответить на вопрос, сколько понадобится рабочих мест?
Д. K.: Используем подход workplace consultancy. Он включает в себя создание требований к офису путем общения с заказчиком. Проводятся стратегические и образовательные сессии с топ-менеджерами компаний, предоставляется аналитика по похожим офисам, то есть ведется исследовательская работа. Одним из подходов является распределение всех сотрудников офиса на три группы: полностью удаленные, работающие в офисе и с гибридным графиком. В зависимости от распределения сотрудников применяем разные коэффициенты для расчета количества рабочих мест, что помогает создать офис, адаптированный под разные форматы работы.
У нас были контракты отдельно только на такую предпроектную работу. Один из самых крупных проектов мы реализовали с компанией Cushman & Wakefield's для штаб-квартиры Ростеха. Исследовательская работа заняла около 10 месяцев.
- Все чаще заказчики выбирают плотную рассадку и включают в проект много функциональных зон. Как вовремя понять, что базовая вентиляция не справится?
Д. K.: Привлечь профессионального проектировщика как можно раньше на проект, можно до подписания договора аренды. Заказчик в итоге сэкономит время и деньги на переделках, потому что проектировщик просчитает необходимую мощность инженерных систем и увидит подводные камни сделки, если таковые есть. Например, он сможет проверить технические части договора аренды, включая количество приточного воздуха в офис.
Клубный дом Футурист, Архитектурное бюро: ABD Architects
Часто в договоре не указывается конкретная цифра, либо заказчику она ни о чем не говорит. Между тем, эта информация важна, чтобы обеспечить определенное количество воздуха для рабочих мест, переговорных комнат и т.д. В 80% наших контрактов эти функции выполняют инженеры, которых мы берем в субподряд. Их работу мы координируем сами. Однако важно понимать, что четкий такой расчет возможен только на основании планировки. Мы рекомендуем проверять как минимум количество воздуха, холода, электрической мощности.
- Как происходит бюджетирование проекта на ранних этапах?
Д. K.: Важно обсуждать с проектировщиком вопросы бюджета, не перекладывать на него всю ответственность, идти с открытыми глазами на проект. Мы обсуждаем бюджет проекта на основе Fit-Out Cost Guide, который мы выпускаем на рынок совместно с CoreXP/CBRE на протяжении последних пяти лет и сразу определяем нужный вектор. Этот инструмент помогает оценить стоимость отделки на базовом, среднем или высоком уровне. Мы сразу можем проговорить ту или иную категорию отделки с заказчиком и следовать этим вектором. Идеально, конечно, иметь в команде проекта cost control manager. Это была одна из самых качественных профессиональных услуг в наших проектах. К сожалению, наш рынок об этой услуге почти забыл. Суть ее в том, что профессионал, хорошо знающий стоимость материалов и инженерии и имеющий большую статистику других проектов, ведет бюджет проекта и обновляет его по мере обновления и уточнения проектной документации, регулярно предоставляя проектировщику и заказчику обратную связь о стоимости тех или иных проектных решений.
- Как остаться в рамках бюджета?
Д. K.: Сегодня заказчику проще всего предоставить проектировщику фиксированную сумму за квадратный метр, а затем ожидать, что все будет выполнено в соответствии с его требованиями. Это не совсем корректный подход, так как стоимость проекта складывается из многих составляющих включая те факторы, на которые архитектор не оказывает влияния, например стоимость рабочей силы или курс валют, не говоря уже о пожеланиях заказчика, не выполнив которые тебе просто не согласуют проект.
- Как избежать недосказанности на этапе создания дизайн-концепции, обычно визуализации затрагивают только часть офиса?
Офис RBI, Архитектурное бюро: ABD Architects
Д. K.: Чтобы избежать недосказанности при создании дизайн-концепции, мы обычно используем дополнительные инструменты, такие как эскизы отделки, планы полов и потолков, а также концепции освещения. Заказываем образцы отделочных материалов. Для больших проектов мы проводим дизайн-сессии, на которых встречаемся с клиентами каждые две недели и обсуждаем детали проекта. В финальной презентации клиент уже знаком с 80% материалов. А заказчик может и должен задавать вопросы, прояснять все для себя, чтобы потом не было сюрпризов.
- Материалы выбраны, как избежать ошибок в закупках?
Д. K.: Чтобы избежать ошибок в закупках материалов, важно не рассчитывать объемы работ самостоятельно, а передать эту задачу генподрядчику. Да, его нужно контролировать и проверять, но ответственность за корректно подсчитанный объем тех или иных материалов для заказа должен нести именно он. Существует множество нюансов при расчете объемов работ на основе рабочей документации. Например, нужно ли шпаклевать и красить гипсокартонные перегородки за фальшпотолком или ниже фальшпола – учитывать ли этот объем? И так далее.
В последнее время заказчики требуют ускорения процесса работы, поэтому генподрядчики не всегда имеют достаточно времени для тщательного расчета объемов работы, и эту работу выполняют архитекторы. Но если допустить ошибку, то формально она будет на стороне клиента. Это надо понимать. Для контроля закупок материалов используются формы согласования (MAF – Material Approval Form), чтобы четко проверить артикул, дизайн, серию каждого закупаемого отделочного материала.
