Илья Мейтыс, ARCHKON: «У заказчиков офисов могут возникать трудности, но архитекторы помогают их избежать»
Процесс создания «с нуля» или обновления офиса часто становится для компаний сложным испытанием. Не имея достаточной экспертизы, бизнес может совершать ошибки, которые приводят к увеличению бюджетов или сроков строительства. Как правило выстроить процесс взаимодействия заказчика с архитектором при создании нового офиса или его реорганизации, какие типичные ошибки допускают заказчики, приступая к работе над проектом и как их избежать – поговорили с руководителем архитектурного бюро ARCHKON Ильей Мейтысом.
- Расскажите, пожалуйста, какую роль техническое задание имеет в процессе строительства офисов? Каково значение этого документа и что он должен содержать?
Илья Мейтыс: Написание техзадания - это очень важный этап работы, фактически основополагающий, он закладывает фундамент всего дальнейшего процесса.
В целом по опыту работы мы видим два сценария создания ТЗ. Первый – когда заказчик пишет документ самостоятельно и потом приступает к поиску архитекторов. В этот период клиенту необходимо попытаться описать, что именно он хочет получить от будущего офиса; нужно учесть все нюансы и требования, важные при его реализации, описать особенности здания. В техническом задании еще на начальном этапе должно быть прописано все, вплоть до выбора технологий и материалов. Например, некоторые решения по акустике или трансформации офисов можно реализовать только с продукцией определенных поставщиков – но не у всех заказчиков есть полная свобода выбора, ведь существуют ограничения по срокам и локациям поставок оборудования, по стране происхождения материалов. К сожалению, часто, если заказчик пишет ТЗ полностью самостоятельно, архитекторы сталкиваются с противоречивым документом, который может представлять собой компиляцию и выжимки из чужих технических заданий, иметь нестыковки и фактические ошибки. Все это влияет на результат работы.
Поэтому оптимальным сегодня мы можем назвать второй сценарий, когда для составления ТЗ подключают архитекторов. Комплексная задача требует участия целой команды со специальными знаниями в области проектирования и строительства. Приступая к техзаданию вместе с заказчиком, мы не только можем правильно прописать нюансы реализации проекта, но и указать на возможные нестыковки и ошибки. Наши клиенты часто становятся постоянными заказчиками после первого проекта, поэтому приглашают нас к работе еще на этапе зарождения идеи о новом офисе.
- Как строится работа с клиентом во втором случае – насколько велико участие компании в процессе составления ТЗ?
И.М.: Присоединяясь к проекту до утверждения техзадания, мы начинаем работу с брифа и интервью заказчика. Важно в этом процессе общаться не только с руководителями, но и с рядовыми сотрудниками, ведь именно они будут пользоваться помещениями в наибольшем объеме. Основными участниками процесса со стороны компании являются, как правило, административный директор и департамент HR.
Начиная работу над проектом, мы стремимся как можно ближе познакомиться с объектом: оценить его, проанализировать, можно ли учесть в этом помещении все ожидания клиента. Идеально, если у заказчика уже есть на примете офисы, которые ему нравятся, или реализованные проекты – мы изучаем их, чтобы учесть пожелания заказчика. За брифом и интервью следуют тест-фиты: это проработка примерных планировок, которая позволяет понять, можно ли в существующей или заявленной площади расположить и рабочие места, и кабинеты, и неформальные зоны, которые нужны клиенту. Предпроектная работа помогает нам составить качественное техническое задание, не требующее дальнейшей корректировки.
- А если клиент все-таки составил ТЗ сам, его приходится полностью переделывать?
И.М.: Не во всех случаях. Но проводить ревизию – это нормально, и обнаружение расхождений может привести к откату назад. Интервью даже с готовым ТЗ необходимо, так мы понимаем, действительно ли клиенты хотят видеть в офисе все перечисленное или просто скопировали пожелания из шаблона или чужого проекта.
Ресурс на составление подробного техзадания есть не у всех компаний, не всегда удается охватить все департаменты. Чаще всего в таких случаях мы получаем только минимальные требования заказчика по рабочим местам и брендбук с корпоративной айдентикой. Этой информации недостаточно для детального проекта: нам нужно знать, какой формат работы приемлем в компании, какие места для отдыха нужны сотрудникам. К примеру, руководство увлекается спортом, а сотрудники – нет, значит, есть риск, что большой спортзал будет использоваться неэффективно. Часто клиенты забывают о необходимости помещений для больших встреч или обучения, а потом использовать для этих целей приходится переговорные, что приводит к загруженности комнат. Интервью помогает снизить риски не учесть что-то важное в разы.
Проанализировав ТЗ и пройдя этапы первичных контактов, мы можем приступать к подбору материалов и проекту инженерии. После утверждения технического задания, мы разрабатываем несколько вариантов планировки и рассадки и приступаем к проработке дизайн-идеи. Затем собираем пул решений от разных поставщиков, интегрируем их в проект и формируем документацию для строительства и отделки офиса.
- Почему привлекать архитектора лучше до составления ТЗ – расскажите главные лайфхаки, которые позволяют избежать типичных ошибок?
И.М.: Архитекторы могут задать заказчику именно те вопросы, отвечая на которые, он сформулирует техническое задание правильно. Важно, что мы не просто выслушиваем ответы, а в диалоге приходим к верной формулировке, чтобы требования и запросы заказчика соответствовали реальности объекта – срокам и бюджету на реализацию.
Бриф и интервью, проведенные до составления ТЗ, помогают нам понять для чего именно клиенту нужен офис. Это на самом деле очень глубокий вопрос. Каковы планы клиента: он хочет упрочить свои позиции как работодателя, или привлечь молодых сотрудников, перезагрузить текущих? Или офис будет штаб-квартирой и идеологическим ядром организации? Или, напротив, его будут использовать как пространство для неформальных встреч, объединения команды? Самостоятельно клиент, скорее всего, поставит «галочки» напротив всех этих пунктов. Мы же помогаем выделить главное.
Немаловажный аспект составления ТЗ – это специальные требования по организации пространств и поставщикам. Работая с офисами для государственных структур, мы, например, научились создавать зоны повышенной секретности, заранее составлять список компаний-поставщиков, поскольку у таких клиентов есть тендерные ограничения. Требования по инженерным системам, вентиляции, кондиционированию, пожарной безопасности, в принципе невозможно правильно описать без специальных знаний СНиП и других нормативов.
- Какие типичные ошибки допускают заказчики, самостоятельно составляя техническое задание на офис? Как их избежать?
И.М.: Самая типичная ошибка – это игнорирование того факта, что офис подобен живому организму и не может быть статичным. Организациям свойственна смена вектора, бизнес-процессов и фокуса деятельности, сокращение одних и расширение иных функций, перестройка департаментов. Большой ошибкой будет отказ от трансформационных решений, но и также нужно понимать, что трансформировать абсолютно все нельзя.
Другой частый момент – это попытка объять необъятное при создании офиса. Проводя интервью с разными департаментами заказчиков, мы можем получать противоречивые требования или даже нереалистичные ожидания. Необходимо прислушиваться к ним, но приводить к общему знаменателю, и не забывать о корпоративных ценностях и айдентике. В нашей практике были случаи, когда уже в процессе строительства офисов серьезно менялась структура компании: именно заложенная на этапе проектирования гибкость решений позволила нам быстро и без потери средств изменить проект.
- На каких этапах работы ошибки и проблемы возникают чаще всего?
И.М.: Самые чувствительные сферы в строительстве офиса – это закупка мебели и оборудования. Еще раз возвращаемся к тому, почему важно прописывать даже эти пункты в ТЗ. Если компания закупает все через тендеры, то в техническом задании должны быть прописаны детали всех элементов, о которых пользователь даже не задумывается: например, форма столешницы, размер и цвет фурнитуры, необходимые приспособления для системных блоков и проводов. В противном случае тендер на офисные столы по ценовым условиям может выиграть производитель товаров ненадлежащего качества, и все заложенные в проект идеи о комфорте пользователей пойдут крахом.
Нередко ошибки возникают и в процессе проектирования, но в данном случае их легко исправить при грамотном подходе. Например, мы создаем зону гардероба для сотрудников, но в процессе выясняется, что многие из них водят мотоциклы – соответственно, нужно заложить место под локеры для мотоциклетных шлемов. Таких нюансов могут быть десятки, специфические требования есть у каждой компании. Для нашего заказчика ГНИВЦ мы разработали комнату для звукозаписи, поскольку компании необходимо записывать вебинары для пользователей своего ПО.
Наконец, важно не забыть про бренд-айдентику в процессе работы. Бывает так, что у компании сформирован логотип и основные паттерны, а вот навигационные элементы нужно проработать полностью заново на основе утвержденных деталей. Иногда в процессе создания офиса приходит идея о полном ребрендинге – тогда к процессу подключаются дизайнеры со стороны архитектора, которые помогают заказчику интегрировать новые элементы в стиль офиса.
- На какие главные вопросы должен ответить заказчик, чтобы получить удачный результат?
И.М.: Первый вопрос – для чего мы делаем новый офис? Сейчас офис создается чаще всего для сотрудников и становится основным HR-инструментом. Многие компании используют гибридный режим работы. Офис в таком случае объединяет коллег и дает им чувство принадлежности, способствует сплочению команды, эмоциональной подзарядке.
Второй - что категорически не приемлет заказчик. Большинству людей сложно сказать, что им точно нравится, но гораздо легче определить, чего они точно не хотели бы видеть. Заказчик, таким образом, может ограничить архитекторов и исполнителям будет проще понять вектор направления дизайна.
И третий вопрос – это бюджет и сроки. Очень важно, если один из этих параметров серьезно ограничен, заявить об этом заранее. Тогда архитекторы смогут подобрать лучшие решения в этой парадигме и исключить слишком дорогие или слишком долгие в реализации предложения.
- В чем заключается основная роль архитектора в процессе создания офиса и где проходит граница его ответственности?
И.М.: Основная роль архитектора в том, чтобы за руку провести заказчика по каждому этапу, от написания ТЗ до переезда в офис. Архитектор всегда должен занимать сторону заказчика, в его интересах реализация проекта именно на том уровне, как заказчик его задумал, а архитектор отрисовал.
Ответственность заказчика состоит в том, чтобы принять компетентную помощь и не полагаться только на себя во всех решениях.
Как архитекторы мы ответственны за конечный продукт и пресекаем попытки подрядчиков упростить или удешевить проект. Поэтому в процессе работы необходимо выстроить доверительные взаимоотношения, чтобы даже если архитектор уже в ходе работы обнаружит какое-то решение, которое не предусмотрели, но оно существенно улучшит проект, иметь мужество его предложить, а заказчик имел ресурсы его принять. Когда обе стороны болеют за качественную финальную реализацию, получается успешный и вдохновляющий результат.
Илья Мейтыс
руководитель архитектурного бюро ARCHKON
Реклама. ООО «Проект-Н». erid: 2Vtzqv8QhT9
