Группа компаний ITMS – один из лидеров российского рынка табачной и никотинсодержащей продукции. Головной офис компании расположен в БЦ «Крылатские Холмы» по адресу ул. Крылатская, д. 17, корпус 2.
Бизнес-задача
ITMS это технологичный бизнес, который динамично развивается и растет, активно внедряет инновации и заботится об окружающей среде. В дизайне обновленного офиса было важно отразить все эти моменты.
Кроме того, компания уже много лет входит в число лучших работодателей на российском рынке (Top Employer, «Золото» в рейтинге работодателей Forbes), и комфортный, современный и функциональный главный офис – обязательный атрибут корпоративной культуры.
В 2023 году возникла необходимость провести реновацию офиса – свое влияние оказали сразу несколько факторов. Проводился ребрединг в связи с локализацией бизнеса. Также за несколько лет, прошедших с предыдущего ремонта, возникла необходимость обновить пространство офиса с учетом новых тенденций. Среди них – распространение гибридного формата работы, стимулирование взаимодействия сотрудников в малых группах, а также желание сделать дизайн более актуальным.
Одной из главных сложностей ремонта было то, что он не должен был прерывать бизнес-процессы в компании. Поэтому реализация осуществлялась поэтапно, а сотрудники продолжали работать на других этажах здания; временные рабочие места пришлось организовать в гораздо меньшем пространстве. Учитывались ограничения бизнес-центра, а также нормы по охране труда сотрудников, подрядчиков, строителей, принятые в ITMS.
Организация пространства
В центральном офисе ITMS работают сотрудники отделов бренд-маркетинга, торгового маркетинга, цепочки поставок, закупок, HR, IT и др. Основной задачей этих сотрудников является эффективное, непрерывное выполнение рядовых задач, генерация идей, а также совместное решение сложных вопросов.
Соответственно, офисный формат работы определил концепцию: комфортная рассадка сотрудников по отделам, при этом сами подразделения, которые часто взаимодействуют (например, маркетинг и дистрибуции или бухгалтерия и финансы) расположены по соседству; более тихие и укромные площади для тех отделов, которым важна тишина (например, бухгалтерия); просторные и полупрозрачные кабинеты для директоров, для проведения конфиденциальных встреч; наличие запирающихся шкафов и сейфов для хранения конфиденциальных бумаг и материалов; переговорные комнаты с мультмедийным оборудованием для встреч с региональными подразделения и производством в Санкт-Петербурге; фокус-румы для быстрых переговоров; зоны отдыха для того, чтобы перевести дух и насладиться чашечкой кофе; внутреннее кафе, чтобы сэкономить время сотрудников; наличие кухонь, где можно хранить пищу в холодильниках, и обедать.
В офисе используется система бронирования переговорных, фокус-румы и индивидуальные кабинки не бронируются, так что всегда есть возможность провести незапланированную встречу с коллегами, созвониться по Zoom или телефону.
Также есть два больших многофункциональных пространства: кафе на 6 этаже и общая зона с живым деревом на 5 этаже. Их можно использовать в различных сценариях, в том числе для групповой работы и мероприятий.
В кафе на 6 этаже продается кофе, напитки, авторские чаи, выпечка, завтраки и обеды, а также снеки. В кафе есть СВЧ-печи, чтобы сотрудники могли разогреть свою еду. Там же сотрудники могут позавтракать, пообедать или перекусить. Благодаря отдельным столам они могут также провести встречу – перекусив заодно. Наконец, там же оборудована digital-стена и установлено мультимедийное оборудование для проведения гибридных встреч с сотрудниками в формате Townhall – они также транслируются в Zoom на всю страну и региональные подразделения. К кафе примыкает лаундж-зона с панорамным видом на Москву, где установлены массажные кресла, и где сотрудники могут отдохнуть или пообщаться в неформальной атмосфере.
Общая зона на 5 этаже также используется как пространство для неформальных встреч в небольших группах (от 2 до 5 человек) и для проведения внутрикорпоративных мероприятий меньшего масштаба.
Регулярно офис посещают примерно 650-700 человек. Здесь предусмотрено несколько категорий рабочих мест и реализована система их бронирования. Рабочие места делятся на фиксированные, нефиксированные и Hot desks.
Сотрудники могут бронировать нефиксированные рабочие места через специальный портал на неделю вперед. Фиксированные места закреплены за сотрудниками, которым требуется регулярное присутствие в офисе, их места закрыты для бронирования. Hot desks предназначены для тех, кто не успел забронировать место или хочет поработать в офисе несколько часов.
Возможен гибридный график работы по согласованию с линейным менеджером. Обычно сотрудники работают большую часть недели из офиса, т.к. их притягивает офисное пространство, командообразование и приятные мелочи, которые есть в офисе.
Дизайн-идея
Одним из важнейших элементов концепции дизайна является формирование максимально комфортной среды для человека, как в физическом, так и эмоциональном плане.
Цветовая гамма и подбор материалов для интерьера были определены с учетом корпоративного бренд-бука компании, а также принципов экологичности и задач формирования психологически комфортного пространства, где можно находиться долгое время. Исходя из этого подхода, в интерьерах превалируют текстуры, фактуры и цвета, близкие к природным.
При формировании цветовых сценариев авторы проекта старались исключить возможное негативное влияние колористического визуального шума.
Большое внимание уделялось акустическому комфорту. В проекте много разнообразных поверхностей и элементов, которые функционально отвечают за минимизацию звуковых отражений, при этом позволяют добавить яркие акценты – как формой, так и фактурой.
Особенно тщательно архитекторы работали с зонами отдыха и неформального взаимодействия. Размещаемые в точках с наилучшим видом, они позволяют сотрудникам максимально отвлечься от рабочего процесса, насладиться панорамными видами, не выходя на улицу. Для визуального акцентирования зон отдыха в общей структуре офиса были намеренно выбраны декоративные элементы крупных форм и из необычных материалов, в том числе из бумаги – например, в зоне на 5 этаже, где также высажено настоящее дерево. Дерево стало центром притяжения сотрудников, вокруг которого организовано коворкинговое пространство – это концепция кафе на природе у озера. Дерево завезли в офис компании еще 18 лет назад, поэтому его присутствие в новом проекте символично для наших сотрудников. Над деревом смонтирован подвесной металлический потолок Water Ripple с эффектом водной глади. Вокруг оборудована потолочная система DropStripe ceiling из негорючей бумаги.
В офисе ITMS на каждом этаже присутствуют не очень традиционные помещения – курительные комнаты. Двигаясь в общей концепции дизайна, архитекторы сделали их легкими и светлыми, отойдя от привычного стереотипного образа таких пространств. Эффект легкости и даже воздушности достигается за счет применения простых форм, в том числе шаров, которые создают образ кучевых облаков. С инженерной точки зрения важно было обеспечить хорошую вентиляцию для этих комнат.
Технологии и материалы
Упор в проекте сделан на экологичность используемых материалов: например, перегородки и звукоизолирующие поверхности изготовлены с применением вторично переработанных отходов. Предусмотрено большое количество живых растений, у входа в офис есть специальные урны для раздельного сбора мусора: систем нагревания табака и электронных сигарет, крышки от пластиковых бутылок и батарейки для последующей переработки и/или утилизации. Дерево на пятом этаже служит символом приверженности компании принципам ESG. В ходе ремонта активно использовались энергосберегающие лампы.
Система бронирования нефиксированных рабочих мест в компании представляет собой программный комплекс, разработанный специально для нужд ITMS Россия и обеспечивающий эффективное управление общими рабочими пространствами.
Экраны и средства мультимедийной коммуникации реализованы посредством Бизнес-ТВ. Система позволяет транслировать разнообразный контент на многочисленные экраны, установленные в общих зонах.
Оснащение переговорных: система бронирования EVOKO, интегрированная с корпоративной почтой и системой управления встречами, обеспечивает удобное планирование и резервирование переговорных пространств; интерактивные панели Samsung Flip позволяют проводить интерактивные презентации и совместную работу в режиме реального времени; камеры Jabra Panacast с углом обзора 180 градусов охватывают всех участников, создавая эффект личного присутствия даже для удаленных коллег; терминалы Lenovo HUB с приложением Zoom.
В офисе реализованы следующие решения по профилактике и защите здоровья сотрудников: наличие масок и антисептических средств на всех этажах, их доступность сотрудникам; бактерицидные рециркуляторы для воздуха для дезинфекции и уменьшения вероятности распространения вирусов, инфекций; соблюдение всех необходимых норм по микроклимату и освещению; регулярная уборка помещения техническим персоналом; регулярная профессиональная дезинфекция офисного пространства; специальные просторные зоны отдыха (общие пространства, зона кафе, кухни).
Никита Есин
менеджер проекта, Core XP
Работа над проектом реновации офиса ITMS стала для нашей команды одним из самых интересных вызовов за весь опыт работы. В условиях крайне сжатых сроков и бюджетных ограничений процесс проектирования и реализации был насыщен творческими спорами (в самом позитивном понимании этого слова) и поиском оптимальных решений. Нам удалось быстро поймать одну волну с командой заказчика, что в скором времени принесло свои плоды. В короткие сроки мы сформировали основной вектор концепции, что помогло сэкономить время и уделить должное внимание деталям на протяжении всего срока разработки и реализации проекта.
Полина Глинка
руководитель проектной группы и старший HR бизнес-партнер
На основе опроса сотрудников и менеджмента компании мы сформулировали основные принципы и видение, каким мы хотим сделать обновленный офис: функциональным, современным (и с точки зрения оснащения, и дизайна), экологичным и комфортным для сотрудников. Все это необходимо было реализовать одновременно со сменой корпоративного брендинга, а также в невероятно сжатые сроки, в условиях ограниченного бюджета и без прерывания бизнес-процессов. Совместными усилиями с командами Core XP и ARC нам удалось успешно завершить проект в срок, а итоговый результат превзошел все ожидания и получил самую высокую оценки сотрудников и руководства компании.
Проект-номинант премии Best Office Awards 2024!